Att skapa ett organisationsschema manuellt är atunga jobb, eftersom du behöver skämma bort dig i labyrinten i olika organisatoriska hierarkier. Men att ställa in datablad med referenser för varje anställd med deras teamledare och underordnade detaljer är ganska enkelt eftersom du bara måste göra enorma men enkla datainmatningar. I det här inlägget kommer vi att leda dig genom en enkel procedur för att skapa organisationsschema i Visio 2010 genom att importera respektive organisationshierarki-datablad från Excel.
Till att börja med, starta Excel 2010-kalkylbladetsom innehåller organisationshierarki. Som exempel har vi inkluderat ett exempel på Excel-kalkylark med kolumner; Namn, handledare, beteckning, avdelning och telefon. Vi kommer att betona på Handledare in, eftersom det skiljer tillsynshierarkin bland anställda. Inom handledarfältet har vi angett namn på kontaktannonser som övervakar eller leder medarbetarna på respektive avdelning.
När Excel-kalkylbladet har organisationshierarkin har skapats, startar du Visio 2010 och skapar ett nytt dokument. Navigera till fliken Visa, klicka på tillägg och från Företag undermeny, klicka på Organisationsdiagramguiden.
Det kommer att ta fram Organisationsdiagramguiden. Vi avser att importera Excel-kalkylblad, så vi kommer att aktivera Information som redan har lagrats i en fil eller databas och klicka på Nästa.
I detta steg väljer du En text, Org Plus (txt) eller Excel-fil och klicka på Nästa för att fortsätta.
Bläddra nu i Excel-filen som du vill infoga för att skapa ett organisationsschema. Klicka på Nästa för att fortsätta.
I det här steget lägger du till alla fält i Visadfältkategori utom handledarfält. Eftersom vid infogning av fältet Supervisor kommer diagrammet att visa vilken anställd som övervakas av vem. Vilket inte skulle vara till någon nytta eftersom organisationsschema visar hierarki som förklarar samverkan mellan varje anställd.
I det här steget lägger du till alla Excel-fält i kategorin Shape Data-fält och klickar på Nästa för att fortsätta.
Aktivera nu guiden för att automatiskt bryta mitt organisationsschema över sidor alternativ och från Namn överst på sidan , ange namnet på VD och klicka på Slutför för att avsluta guiden.
Det kommer snabbt att skapa ett organisationsschemavisar VD-ruta överst och hans andra underordnade i specificerad hierarki. Som visas på skärmdumpen nedan har den verkställande direktören tre underordnade och avdelningar att övervaka. VD: s omedelbara underordnade övervakar ytterligare olika avdelningar och anställda och hierarkin fortsätter.
Navigera till Org Chart fliken, ser du flera alternativ tillanpassa organisationsschema efter behov. Från Layout-gruppen kan du ändra den generiska layouten i diagrammet på tre sätt som stöder trädstrukturen; Horisontellt, vertikalt och sida vid sida. Från Arrangera grupp kan du ordna kartdata med hjälp av olika alternativ och navigera genom data. Under Bildgrupp finns det ett alternativ att infoga bilder av anställda, teamledare, VD etc.
Du kan också ställa in synkroniseringsinställningar från synkroniseringsgruppen och under Organisationsdata-gruppen kan du importera / exportera data från filer och konfigurera andra visningsalternativ också.
För att ändra en anställds position / beteckning, högerklicka på rutan och klicka på Ändra positionstyp.
Det kommer att öppna dialogrutan Change Position Type, ange en anställds position och klicka på OK för att ändra den.
Gå över till fliken Design så ser du två huvudsakligagrupper Teman och bakgrunder. Tillämpa ett lämpligt tema från temagruppen på organisationsschema och ställ in bakgrunden för ett diagramområde från bakgrunder.
Om du vill infoga en ny position iOrganisationsdiagram, du kan enkelt infoga det från vänster sidofält som innehåller flera former av Org-diagram. För att bibehålla trädstrukturen, dra formen över den position som du behöver lägga till en ny underordnad.
Till exempel för att sätta in position i Programvara Deptt, som övervakas av Bon (namn på teamledare), dra positionen över rutan med Bon referenser kommer den automatiskt att förstärka ny position som underordnad Bon, som visas nedan.
Du kan också kolla in tidigare granskade guider för hur du skapar en mall i Visio 2010 & Hur du aktiverar sökrutan i Visio 2010.
kommentarer