Var skulle vi vara utan möten? Förmodligen få mer arbete men när antalet personer du arbetar med når ett visst antal blir möten nödvändiga. Att schemalägga ett möte är inte lätt; du måste kontrollera och se till att alla är tillgängliga, se till att de vet när mötet är, och skicka ut en agenda. Om du arbetar med geografiskt spridda, avlägsna team, är det ännu svårare att hantera med olika tidszoner. Outlook är inte mycket hjälp med tidszoner men det låter dig skicka ut mötesinbjudningar och se vem som har accepterat eller avböjt ett möte. Outlook-användare har möjlighet att automatiskt acceptera eller avvisa mötesinbjudningar baserat på deras tillgänglighet.
Outlook kan varna dig när du har ett mötekolliderar så det är uppenbart att det vet vilka av dina tidsluckor som är gratis. Om du vill att Outlook automatiskt ska acceptera och avvisa möteinbjudningar måste du aktivera alternativet.
Acceptera och avvisa mötesinbjudningar
Öppna Outlook och gå till Arkiv> Alternativ. I fönstret Alternativ väljer du fliken Kalender från kolumnen till höger. Rulla ner till avsnittet "Automatiskt acceptera eller avvisa" och klicka på Auto Acceptera / Avvisa.
Ett litet fönster öppnas med tre alternativ; deden första kommer att acceptera mötesförfrågningar, den andra avvisar dem som strider mot befintliga inbjudningar, och den tredje avvisar automatiskt mötesförfrågningar för återkommande möten.
begränsningar
Du aktiverar alla dessa alternativ men se till att du gör detupprätthålla ditt schema religiöst i kalendern. Om du har avsatt tid för att arbeta med något kommer kalendern att behandla den som "tillgänglig" tid och acceptera mötesförfrågningar för det.
Om du inte vill fylla i alla aspekterav din arbetsdag i kalendern bör du bara aktivera alternativet att avvisa mötesförfrågningar som kolliderar med andra åtaganden och att avslå återkommande mötesförfrågningar. Du vill ha mer kontroll över vilka inbjudningar du accepterar.
Outlook låter dig inte ställa in acceptabla tider ellertillgängliga timmar som andra i din organisation kan se när de bjuder in dig till ett möte. Om det gjorde det, kan du använda dem för att automatisera acceptera inbjudningar. Om du fortfarande vill automatisera att acceptera mötesinbjudningar men inte kan bry dig om att fylla i ditt schema lägger du till namnlösa händelser i kalendern för de timmar du planerar att spendera på jobbet. Outlook kommer inte att verifiera om du lägger till en riktig händelse eller uppgift, så bara lägg till vad som helst och gör det tillräckligt länge för att täcka tiden du inte kan delta i ett möte. Detta är sko-skrämmande det lite men det är den enklaste lösningen finns.
kommentarer