Де ми були б без зустрічей? Ймовірно, все більше роботи, але коли кількість людей, з якими ви працюєте, досягає певної кількості, зустрічі стають необхідними. Запланувати зустріч непросто; ви повинні перевірити і переконатися, що всі є в наявності, переконайтеся, що вони знають, коли відбувається зустріч, і надішліть порядок денний. Якщо ви працюєте з віддаленими географічно розробленими командами, керувати різними часовими поясами ще складніше. Outlook не дуже допомагає у часових поясах, але дозволяє надіслати запрошення на зустріч і побачити, хто прийняв чи відмовився від зустрічі. Користувачі Outlook мають можливість автоматично приймати або відхиляти запрошення на зустріч залежно від їх наявності.
Outlook може попередити вас про зустрічзіткнення, тож, зрозуміло, він знає, який з ваших часових інтервалів вільний. Якщо ви хочете, щоб Outlook автоматично приймав та відхиляв запрошення на зустріч, вам потрібно буде включити цю опцію.
Прийняти та відхилити запрошення на зустріч
Відкрийте Outlook та перейдіть у меню Файл> Параметри. У вікні Параметри виберіть вкладку Календар у стовпці праворуч. Прокрутіть униз до розділу "Автоматичне прийняття чи відхилення" та натисніть Автоматично прийняти / відхилити.
Відкриється невелике вікно з трьома параметрами; топерший прийме запити на зустрічі, другий відхилить ті, що суперечать існуючим запрошенням, а третій автоматично відхилить запити на зустрічі для повторних зустрічей.
Обмеження
Ви включаєте всі ці параметри, але переконайтеся, що випідтримуйте графік релігійно в Календарі. Якщо ви запланували час роботи над чимось, Календар розглядає це як "доступний" час та прийме запити на зустрічі.
Якщо ви не хочете заповнювати кожен аспектвашого робочого дня в календарі, ви повинні ввімкнути лише можливість відхилити запити на зустрічі, що суперечать іншим зобов'язанням, і відхилити повторювані запити на зустрічі. Ви хочете мати більше контролю над тим, які запрошення ви приймаєте.
Outlook не дозволяє встановлювати прийнятні моменти часу абодоступні години, які можуть бачити інші люди у вашій організації, коли вони запрошують вас на зустріч. Якщо так, ви можете використовувати їх для автоматизації прийому запрошень. Якщо ви все ще хочете автоматизувати прийняття запрошень на зустрічі, але не можете заважати заповнювати свій графік, додайте неназвані події в Календар до годин, які ви плануєте витратити на роботу. Outlook не збирається перевіряти, чи додаєте ви справжню подію чи завдання, тому просто додайте що-небудь і зробіть це достатньо довгим, щоб покрити час, коли ви не можете відвідувати зустріч. Це трохи взуттєво, але це найпростіше рішення.
Коментарі