أين سنكون بدون اجتماعات؟ ربما يتم إنجاز المزيد من العمل ولكن بمجرد وصول عدد الأشخاص الذين تعمل معهم إلى عدد معين ، تصبح الاجتماعات ضرورية. جدولة اجتماع ليس بالأمر السهل ؛ يجب عليك التحقق والتأكد من توفر الجميع ، وتأكد من أنهم يعرفون متى يكون الاجتماع ، وإرسال جدول أعمال. إذا كنت تعمل مع فرق بعيدة ، مشتتة جغرافيًا ، فسيكون من الصعب إدارتها باستخدام مناطق زمنية مختلفة. لا يقدم Outlook الكثير من المساعدة مع المناطق الزمنية ولكنه يتيح لك إرسال دعوات الاجتماع ، ومعرفة من الذي قبل أو رفض الاجتماع. يمتلك مستخدمو Outlook خيار قبول أو رفض دعوات الاجتماع تلقائيًا بناءً على توفرها.
يمكن أن يحذرك Outlook عندما يكون لديك اجتماعصراع لذلك فمن المنطقي أنه يعرف أي من فتحات وقتك مجانية. إذا كنت تريد أن يقوم Outlook بقبول ورفض دعوات الاجتماع تلقائيًا ، فسيتعين عليك تمكين الخيار.
قبول ورفض دعوات الاجتماع
افتح Outlook وانتقل إلى ملف> خيارات. في نافذة "خيارات" ، حدد علامة التبويب "التقويم" من العمود على اليمين. قم بالتمرير لأسفل إلى قسم "القبول أو الرفض التلقائي" ، ثم انقر فوق قبول / رفض تلقائي.
سيتم فتح نافذة صغيرة بثلاثة خيارات ؛ الأولاً ، سيقبل طلبات الاجتماع ، أما الثاني فسوف يرفض الطلبات التي تتعارض مع الدعوات الموجودة ، أما الثالث فسيتم رفض طلبات الاجتماعات تلقائيًا للاجتماعات المتكررة.
محددات
يمكنك تمكين كل هذه الخيارات ولكن تأكد من ذلكالحفاظ على الجدول الزمني دينيا في التقويم. إذا كنت قد خصصت وقتًا غير مخطط له للعمل على شيء ما ، فسيتعامل التقويم مع الوقت "المتاح" وقبول طلبات الاجتماع الخاصة به.
إذا كنت لا ترغب في ملء كل جانبفي يوم عملك في التقويم ، يجب عليك فقط تمكين خيار رفض طلبات الاجتماعات التي تتعارض مع الالتزامات الأخرى ، ورفض طلبات الاجتماعات المتكررة. ستحتاج إلى مزيد من التحكم في الدعوات التي تقبلها.
لا يسمح لك Outlook بتعيين أوقات مقبولة أوالساعات المتاحة التي يمكن أن يراها الأشخاص الآخرون في مؤسستك عندما يدعوك إلى الاجتماع. إذا كان الأمر كذلك ، يمكنك استخدام تلك لأتمتة قبول الدعوات. إذا كنت لا تزال ترغب في أتمتة قبول دعوات الاجتماع ، لكن لا يمكن أن تكلف نفسك عناء ملء جدولك ، فأضف أحداثًا غير محددة في التقويم للساعات التي تنوي إنفاقها على العمل. لن يقوم Outlook بالتحقق مما إذا كنت تضيف حدثًا أو مهمة حقيقية ، فما عليك سوى إضافة أي شيء وجعله طويلًا بما يكفي لتغطية الوقت الذي لا يمكنك فيه حضور الاجتماع. هذا هو مرهق الأحذية قليلاً ولكنه الحل الأبسط.
تعليقات