Къде бихме без срещи? Вероятно получавате повече работа, но след като броят на хората, с които работите, достигне определен брой, срещите стават необходими. Планирането на среща не е лесно; трябва да проверите и да се уверите, че всички са на разположение, уверете се, че знаят кога е срещата и да изпратите дневен ред. Ако работите с отдалечени географски екипи, е още по-трудно да управлявате с различни часови зони. Outlook не помага много за часовите зони, но ви позволява да изпращате покани за среща и да видите кой е приел или отказал среща. Потребителите на Outlook имат възможност автоматично да приемат или отхвърлят поканите за среща въз основа на тяхната наличност.
Outlook може да ви предупреди, когато имате срещасблъсък, така че е логично да знае кой от вашите времеви слотове е безплатен. Ако искате Outlook автоматично да приема и отхвърля поканите за среща, ще трябва да активирате опцията.
Приемете и отхвърлете поканите за среща
Отворете Outlook и отидете на Файл> Опции. В прозореца Опции изберете раздела Календар от колоната вдясно. Превъртете надолу до секцията „Автоматично приемане или отхвърляне“ и щракнете върху Автоматично приемане / отклоняване.
Ще се отвори малък прозорец с три опции; напърво ще приеме заявки за срещи, вторият ще отхвърли тези, които противоречат на съществуващите покани, а третият автоматично ще отхвърли заявките за срещи за повтарящи се срещи.
Ограничения
Вие активирате всички тези опции, но се уверете, че степоддържайте графика си религиозно в Календар. Ако имате непланирано време, заделено за работа върху нещо, Календар ще го третира като „налично“ време и ще приема заявки за срещи за него.
Ако не искате да попълните всеки аспектот работния ви ден в календара, трябва да разрешите само възможността да откажете заявките за срещи, които се сблъскват с други ангажименти, и да откажете повтарящите се искания за среща. Ще искате да имате повече контрол над това, кои покани приемате.
Outlook не ви позволява да задавате приемливи времена илиналични часове, които другите хора във вашата организация могат да видят, когато ви поканят на среща. Ако това стане, можете да ги използвате, за да автоматизирате приемането на покани. Ако все още искате да автоматизирате приемането на покани за среща, но не можете да се притеснявате да попълвате графика си, добавете ненаименовани събития в Календар за часовете, които планирате да прекарате на работа. Outlook няма да потвърди дали добавяте истинско събитие или задача, така че просто добавете нещо и го направете достатъчно дълго, за да покриете времето, когато не можете да присъствате на среща. Това е малко обувка, но това е най-простото решение.
Коментари