Microsoft Word 2010 inkluderer Forbered dokument funktion til at give mere kraftfuld kontrol overdokument indhold ved hjælp af dets forskellige indstillinger såsom; dokumentbeskyttelse, integrere digital signatur i dokumentet, tilføje metadatainformation, kontrollere kompatibilitet med tidligere version af Word og kryptering, du kan gøre dit dokument mere robust og beskyttet. Det forbereder dit dokument til verdensomspændende distribution eller offentliggørelse ved at give muligheder for at håndhæve forskellige handlinger over dokumentet. Du skal følge en kedelig procedure for at bruge den i Word 2010, da den som standard er skjult. Dette indlæg vil dække, hvordan man gør disse indstillinger tydelige og forklarer kernebrug af hver indstilling, den indkapsler.
For at starte med, er vi nødt til at lave Forberede kommandoer, der er synlige i Word 2010, til dette, start Microsoft Word 2010, gå til Fil menu, klik Valgmuligheder og i venstre rude klik Tilpas bånd, i højre rude vælg Alle kommandoer fra Vælg kommandoer drop-down muligheder og kig efter Forberede kommando. Nu fra venstre rude, ramt Ny fane, ændre dets navn til Forbered, og klik derefter på Ny gruppe for at oprette gruppe i den nyligt oprettede fane skal du give den et passende navn. Klik nu Tilføj >> knappen for at tilføje Forberede kommando til nyoprettet gruppe. Klik Okay at lukke Ordindstillinger dialogen.
Du vil se det nyoprettede Forberede fane. Klik Forberede rulleliste for flere indstillinger, som det ses på skærmbilledet nedenfor.
Vi vil kort diskutere alle tilgængelige muligheder i denne rullemenu.
Ejendomme:
Klik Ejendomme for at tilføje metadata for at beskrive dit dokument mere detaljeret. Som det ses på skærmbilledet nedenfor, kan du tilføje Forfatter, titel, emne, nøgleord, kategori, status, og Kommentarer.
Klik Dokumentegenskaber for flere muligheder, skal du ramme Forhåndsegenskaber for at tilføje flere metadata til dit dokument.
Inspicere:
Denne funktion giver dig mulighed for at inspicere hele dokumentetved at aktivere forskellige indstillinger. Det sørger for, at der ikke er noget skjult, at brugeren finder ud af det senere, og kontrollerer, om du har angivet nogen metadata inde i dokumentet, som du ikke ønsker, at læseren skal vide. Det kontrollerer også for usynlig tekst, XML (eXtensible Markup Language) gemt i dokument, Kommentaroverskrifter, sidefødder, vandmærker, revisioner, versioner og kommentarer.
Når du klikker på Inspekter dokument, vises der en dialog, hvor du bliver spurgt, hvilken slags indhold du vil inspicere? Hvis du har at gøre med enorme dokumenter, end det kan tage noget tid at inspicere det fuldstændigt.
Krypter dokument:
Det gør det muligt for brugeren at beskytte dokumentetindtast adgangskode, der forhindrer dit dokument fra uautoriseret brug, til sidst afbød sandsynligheden for nogen form for ekstern sårbarhed. Denne adgangskode, hvis den er glemt, kan aldrig gendannes.
Begræns tilladelse:
Denne mulighed letter brugeren til at begrænsebrug af dokument. Du kan give specifikke rettigheder til brugere / læsere af dette dokument ved at begrænse dem til kun at læse det, forbyde udskrivning, forhindre ændringer eller gemme dokumentet på anden måde.
Denne funktion fungerer i samarbejde med RMS(Rights Management Services) til Windows ved først at opsætte legitimationsoplysninger. Uden RMS kan du dog stadig definere begrænsninger ved hjælp af traileversion fra Microsoft. Hvis du bruger det første gang, skal du tilmelde dig.
Tilføj en digital signatur:
Som navnet antyder er det det samme som at underskrivedokumentere på traditionel måde. Den lille ændring er, at det kræver cifre for at markere dit dokument som eksklusivt. det giver brugeren mulighed for at verificere et dokumentintegritet og fortrolighed, ved at digital underskrive dokumentet, kan du gøre dit dokument mere beskyttet mod enhver ikke-godkendt ekstern brug og tyveri, hvilket i sidste ende reducerer risikoen for nogen form for plagiering.
Du kan også lave din egen digitale signatur, menbekræftelsesprocessen udføres ikke af en certificeret tredjedel eller forbindelse, det er derfor, at det ville være lidt vanskeligt at kontrollere dokumentets ægthed for slutbrugeren, men du kan stadig bekræfte det på din egen computer. Den bedre måde at tilføje digital signatur er at få en digital ID fra Microsoft-partner.
Markér som finale:
Denne funktion giver dig mulighed for at markere dokumentet som den endelige version. Ved at markere Final, betyder det, at redigering er afsluttet, derefter indstiller det dokumentet til at læse-kun og gemme dokumentet, til sidst deaktivere skrive- og redigeringskommandoer, og korrekturmærker slukkes.
Kontroller kompatibilitet
Denne funktion gør det muligt for brugeren at kontrollere kompatibilitetaf dokumentet med den tidligere version af Microsoft Word. Gennem denne mulighed kan du se, om dit dokument indlæses korrekt på tidligere versioner af Word.
Du kan også tjekke vores tidligere gennemgåede Husk og vende tilbage til den sidste linje redigeret i Word 2010 og Indsæt lyd i Word 2010.
Kommentarer