MS Word har længe haft en virkelig nyttig funktiongiver brugerne mulighed for at administrere store dokumenter og deres underafsnit, som de samarbejder om, ved at opdele sektioner i forskellige filer. Underafsnit eller underdokumenter, som de kaldes, gør det nemt at opdatere og eksportere dele af et stort dokument. Funktionen er ikke kun god til store dokumenter, men også til mindre, der har mange tilsyneladende uafhængige sektioner. Du kan oprette et hoveddokument i MS Word 2016 når som helst, dvs. det er ikke noget, der skal indstilles, når du først opretter et dokument. Du identificerer et dokument som hoveddokumentet og fortsætter derefter med at identificere underdokumenterne i det. Underdokumenter kan opdeles eller flettes med andre underdokumenter, og vi vil se på, hvordan vi gør det. Du kan også tilføje et andet dokument som et underdokument til et eksisterende hoveddokument, og det berører vi også. Her er en gennemgang til at lave et hoveddokument og tilføje underdokumenter til det i MS Word 2016.
Hvis du vil oprette et hoveddokument, skal du åbne et nyt ellereksisterende MS Word-fil. Gå til fanen Vis, og klik på Disposition. Hvis du arbejder med et eksisterende dokument, vises alle tekst- og overskriftsformater, du har anvendt på dit dokument, i oversigten Oversigt. Overskrifter identificerer dele af dokumentet, der kan omdannes til underdokumenter. Hvis du har et afsnit, du vil omdanne til et underdokument, skal du gå til fanen Hjem, give det et navn og anvende en overskriftstil på det. Du kan tilføje nye overskrifter, når som helst du ønsker.
I dispositionsvisning har du en værktøjskasse kaldet 'Master Document'. Når du er i oversigten, skal du gå til værktøjskassen til hoveddokument og klikke på "Vis dokument".
Værktøjskassen udvides og afslører flere knapper. Dit dokument er nu et hoveddokument, og du kan begynde at tilføje underdokumenter. Alle overskrifter og tekst vises behørigt her. Vælg en overskrift ved at klikke på minus-knappen (udvidet overskrift) eller plus-knappen (sammenbrudt overskrift) ved siden af. Når overskriften er valgt, skal du klikke på knappen 'Opret'.
Overskriften og alt under det vil nu værebehandles som et underdokument, og der vises en kontur omkring det for at betegne netop det. Du kan alternativt bruge knappen 'indsæt' til at tilføje en anden Word-fil som et underdokument til dit hoveddokument. Gå videre og opret mindst to underdokumenter.
Hvis du vil opdele et underdokument, skal du vælge det og klikke påKnappen "Opdel" i værktøjskassen til hoveddokument. Opdeling af et dokument eksporterer det afsnit af dokumentet som en separat Word-fil og gemmer det i den samme mappe / placering som selve hoveddokumentet. Det vil blive navngivet efter overskriften, det blev givet i hoveddokumentet.
Hvis du vil flette to underdokumenter, skal du vælge dem (hold nede Skift-tasten for at vælge flere dokumenter) og klikke på knappen Flet sammen.
Det er alt, hvad det kræver. Du kan vende tilbage til visningen Udskriv layout og genoptage skrivningen. Vend tilbage til oversigtsoversigten, når du har brug for at tilføje et andet underdokument eller eksportere et. Denne funktion er tilgængelig i både MS Word 2007 og 2010.
Kommentarer