Εάν εργάζεστε σε εταιρικό περιβάλλον,τότε συνιστάται η χρήση των λειτουργιών διαχείρισης αλληλογραφίας του Outlook για την αποτελεσματική οργάνωση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων που λαμβάνουν καθημερινά. Αν είστε από εκείνους που δυσκολεύονται να προωθήσουν σημαντικά ηλεκτρονικά μηνύματα στα μέλη της ομάδας και τους υφισταμένους τους, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Κανόνες για να στέλνετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένους αποστολείς σε έναν αριθμό παραληπτών. Δημιουργώντας έναν απλό κανόνα, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την επιλογή αυτόματης προώθησης. Μόλις εγκατασταθεί, δεν χρειάζεται πλέον να μεταφέρετε με μη αυτόματο τρόπο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μη αυτόματο τρόπο, θα προωθήσει αυτόματα την αλληλογραφία στους συγκεκριμένους παραλήπτες. Μπορείτε εύκολα να επιλέξετε τις επαφές από το Βιβλίο διευθύνσεων του Outlook και να τις προσθέσετε στη λίστα παραληπτών. Όταν λάβετε ένα νέο μήνυμα, θα προωθηθεί αυτόματα σε επιλεγμένους παραλήπτες. Σε αυτήν την ανάρτηση, θα εξηγήσουμε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε έναν απλό κανόνα προώθησης αυτόματης αλληλογραφίας στο Outlook 2010. Για να ξεκινήσετε, ξεκινήστε το Outlook 2010 και μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και Από Κανόνες κάντε κλικ στις επιλογές Διαχείριση Κανόνων & Ειδοποιήσεων.
Με το πάτημα του κουμπιού, Κανόνες και ειδοποιήσεις θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου. Από την εφαρμογή των αλλαγών σε αυτήν τη λίστα φακέλων, επιλέξτε έναν κατάλληλο λογαριασμό στον οποίο θέλετε να εφαρμόσετε έναν κανόνα. Κάντε κλικ Νέος κανόνας.
Από τον Οδηγό κανόνων, στο πλαίσιο Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα, Κάντε κλικ Εφαρμόστε τον κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω. Κάντε κλικ Επόμενο να συνεχίσει.
Σε αυτό το βήμα, ενεργοποιήστε από άτομα ή δημόσια επιλογή ομάδας, τώρα στο κάτω μέρος του παραθύρου του οδηγού πατήστε άτομα ή δημόσια ομάδα Σύνδεσμος. Με κλικ Διεύθυνση κανόνα θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου, απλά εισάγετε τη συγκεκριμένη διεύθυνση αποστολέα στη διεύθυνση Από-> παράθυρο εισόδου και κάντε κλικ στο κουμπί ΕΝΤΑΞΕΙ.
Θα δείτε την καθορισμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο κάτω μέρος του παραθύρου, τώρα κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να μετακινηθείτε περαιτέρω.
Σε αυτό το βήμα, ενεργοποιήστε προωθήστε το σε άτομα ή δημόσια ομάδα και από το κάτω μέρος της φράσης κλικ παραθύρου άτομα ή δημόσια ομάδα. Κάνοντας κλικ, θα ανασηκωθεί Διεύθυνση κανόνα , εισαγάγετε τώρα τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη και κάντε κλικ στο κουμπί ΕΝΤΑΞΕΙ.
Τώρα στο κάτω παράθυρο θα βρείτε τη διεύθυνση αποστολέα και παραλήπτη. Κάντε κλικ στο Τέλος για να τερματίσετε τον Οδηγό κανόνων.
Θα σας επαναφέρει στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις που θα δείχνει τον νέο κανόνα. Κάντε κλικ Εντάξει να εφαρμόσει αυτόν τον κανόνα.
Τώρα όταν λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον συγκεκριμένο αποστολέα, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα προωθηθεί αυτόματα σε συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προορισμού. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε τις αναρτήσεις από τις σειρές κανόνων και ειδοποιήσεων του Outlook 2010:
- Ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένο
- Ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένο άτομο
Σχόλια