Οι προσκλήσεις συναντήσεων του Outlook είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κάνετεσίγουρα ο καθένας ξέρει πότε και πού είναι μια συνάντηση, και στο RSVP σε αυτούς. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook, η αποδοχή μιας πρόσκλησης σε σύσκεψη θα ενεργοποιήσει τις υπενθυμίσεις που θα σας ενημερώσουν πότε πρόκειται να ξεκινήσει. Αν είστε ο αποστολέας των προσκλήσεων, το Outlook θα σας επιτρέψει να δείτε πόσα άτομα έχουν αποδεχτεί την πρόσκληση και να τα στείλετε ξανά αν χρειαστεί. Εάν δεν έχετε στείλει ποτέ πρόσκληση σε σύσκεψη στο Outlook, ίσως να θεωρείτε ότι πρόκειται για περίπλοκη διαδικασία, αλλά είναι λίγο διαφορετική από την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Συνάντηση προσκλήσεων στο Outlook
Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Νέα αντικείμενα στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Από το μενού, επιλέξτε Συνάντηση.
Ένα νέο παράθυρο θα ανοίξει και θα το κάνει, για τα περισσότεραμέρος, μοιάζουν με το νέο παράθυρο μηνύματος με μερικές διαφορές. Εδώ θα δημιουργήσετε τη σύσκεψη και θα στείλετε μια πρόσκληση για τους αποδέκτες της.
Δεδομένου ότι πρόκειται για πρόσκληση σε σύσκεψη, θα έχειπεδία για την τοποθεσία και την ώρα έναρξης και λήξης. Επιλέξτε το πού θα γίνει η σύσκεψη και ορίστε την ώρα έναρξης και λήξης καθώς και την ημερομηνία κατά την οποία θα πραγματοποιηθεί η συνεδρίαση. Η συνάντηση έχει επίσης ένα «σώμα», όπου μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον λεπτομέρειες γι 'αυτό, π.χ. μια ατζέντα του συνεδρίου. Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε αρχεία στην πρόσκληση αν και δεν είναι εμφανές πώς. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να σύρετε και να αποθέσετε ένα αρχείο στο παράθυρο της σύσκεψης και θα επισυνάπτεται.
Όταν έχουν ρυθμιστεί τα πάντα, κάντε κλικ μέσα στο στοιχείο Προςκαι εισαγάγετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων όσων θέλετε να προσκαλέσετε στη συνάντηση. Από προεπιλογή, η πρόσκληση θα ζητήσει από τους παραλήπτες να απαντήσουν είτε αποδεχόμενοι είτε απορρίπτοντας την πρόσκληση και θα τους επιτρέψει επίσης να προτείνουν εναλλακτικούς χρόνους για τη σύσκεψη αν δεν μπορούν να παρευρεθούν στην προτεινόμενη ώρα.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή και η πρόσκληση σας θα είναι στο δρόμο της.
Συνάντηση εθιμοτυπίας πρόσκλησης
Οι προσκλήσεις συνάντησης του Outlook είναι ένας πολύ καλός τρόποςβεβαιωθείτε ότι ο καθένας ξέρει πού πρέπει να είναι και πότε θα είναι εκεί, χρησιμοποιώντας τα ως τον μοναδικό τρόπο για να οργανώσετε μια συνάντηση και συνεχώς να πηγαίνετε πέρα δώθε σε μια πρόσκληση να προσπαθήσετε να ορίσετε το χρόνο είναι αντιπαραγωγική και ενοχλητική. Είναι μια καλύτερη ιδέα να μιλήσετε με τους συμμετέχοντες σε μια συνάντηση μέσω ενός προσωπικού δίαυλου επικοινωνίας, π.χ. συζητήστε μαζί τους για να μάθετε ποιοι χρόνοι είναι κατάλληλοι για όλους και στη συνέχεια να στείλετε μια πρόσκληση που ο καθένας μπορεί να δεχτεί.
Σχόλια