Πού θα είμαστε χωρίς συναντήσεις; Πιθανώς να γίνει περισσότερη δουλειά αλλά μόλις ο αριθμός των ατόμων με τους οποίους εργάζεστε φθάνει ένα ορισμένο αριθμό, οι συναντήσεις γίνονται απαραίτητες. Ο προγραμματισμός μιας συνάντησης δεν είναι εύκολος. πρέπει να ελέγξετε και να βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι διαθέσιμοι, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζουν πότε είναι η σύσκεψη και να στείλετε μια ατζέντα. Εάν εργάζεστε με γεωγραφικά διασκορπισμένες απομακρυσμένες ομάδες, είναι ακόμα πιο δύσκολο να το διαχειριστείτε με διαφορετικές ζώνες ώρας. Το Outlook δεν βοηθά πολύ με τις ζώνες ώρας, αλλά σας επιτρέπει να στείλετε προσκλήσεις σε συναντήσεις και να δείτε ποιος δέχθηκε ή απέρριψε μια συνάντηση. Οι χρήστες του Outlook έχουν τη δυνατότητα αυτόματης αποδοχής ή απόρριψης προσκλήσεων συζήτησης βάσει της διαθεσιμότητάς τους.
Το Outlook μπορεί να σας προειδοποιήσει όταν έχετε μια συνάντησησυγκρούεται έτσι ώστε να είναι λογικό να γνωρίζει ποια από τις χρονικές σας θέσεις είναι δωρεάν. Αν θέλετε το Outlook να αποδεχτεί και να απορρίψει αυτόματα τις προσκλήσεις συναντήσεων, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε την επιλογή.
Αποδοχή και απόρριψη προσκλήσεων συσκέψεων
Ανοίξτε το Outlook και μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές. Στο παράθυρο "Επιλογές", επιλέξτε την καρτέλα "Ημερολόγιο" από τη στήλη στα δεξιά. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα "Αυτόματη αποδοχή ή απόρριψη" και κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματη αποδοχή / απόρριψη.
Θα ανοίξει ένα μικρό παράθυρο με τρεις επιλογές. οθα δεχτεί πρώτα τις αιτήσεις συνάντησης, η δεύτερη θα απορρίψει εκείνες που έρχονται σε αντίθεση με τις υπάρχουσες προσκλήσεις και η τρίτη θα απορρίψει αυτόματα τις αιτήσεις συνάντησης για επαναλαμβανόμενες συναντήσεις.
Περιορισμοί
Μπορείτε να ενεργοποιήσετε όλες αυτές τις επιλογές, αλλά βεβαιωθείτε ότι είστενα διατηρήσετε το πρόγραμμά σας θρησκευτικά στο ημερολόγιο. Αν έχετε προγραμματιστεί να μην προγραμματιστεί χρόνος για να εργαστείτε σε κάτι, το Ημερολόγιο θα το μεταχειριστεί ως "διαθέσιμο" χρόνο και θα δεχτεί αιτήσεις συνάντησης για αυτό.
Εάν δεν αισθάνεστε ότι θέλετε να συμπληρώσετε κάθε πτυχήτης ημέρας εργασίας σας στο ημερολόγιο, θα πρέπει να επιτρέπετε μόνο την επιλογή να απορρίψετε αιτήσεις συνάντησης που έρχονται σε σύγκρουση με άλλες δεσμεύσεις και να απορρίψετε επαναλαμβανόμενες αιτήσεις συνάντησης. Θα θελήσετε να έχετε περισσότερο έλεγχο πάνω στο οποίο προσκαλεί να αποδεχθείτε.
Το Outlook δεν σας επιτρέπει να ορίσετε αποδεκτές ώρες ήδιαθέσιμες ώρες που μπορούν να δουν άλλοι άνθρωποι της επιχείρησής σας όταν σας προσκαλούν σε μια συνάντηση. Εάν το έπρατταν, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε αυτά για να αυτοματοποιήσετε την αποδοχή προσκλήσεων. Αν εξακολουθείτε να θέλετε να αυτοματοποιήσετε την αποδοχή προσκλήσεων σε σύσκεψη, αλλά δεν μπορείτε να ενοχλείται να συμπληρώσετε το πρόγραμμά σας, προσθέστε μη καταχωρημένα συμβάντα στο Ημερολόγιο για τις ώρες που σκοπεύετε να ξοδέψετε για εργασία. Το Outlook δεν πρόκειται να επαληθεύσει εάν προσθέτετε ένα πραγματικό συμβάν ή εργασία, ώστε να προσθέσετε μόνο οτιδήποτε και να το κάνετε αρκετό καιρό για να καλύψετε το χρόνο που δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε μια συνάντηση. Αυτό είναι παπούτσι-καρφώνει λίγο, αλλά είναι η απλούστερη λύση υπάρχει.
Σχόλια