¿Dónde estaríamos sin reuniones? Probablemente haga más trabajo, pero una vez que el número de personas con las que trabaja alcanza un cierto número, las reuniones se hacen necesarias. Programar una reunión no es fácil; debe verificar y asegurarse de que todos estén disponibles, asegurarse de que sepan cuándo es la reunión y enviar una agenda. Si trabaja con equipos remotos dispersos geográficamente, es aún más difícil de administrar con diferentes zonas horarias. Outlook no es de mucha ayuda con las zonas horarias, pero le permite enviar invitaciones a reuniones y ver quién ha aceptado o rechazado una reunión. Los usuarios de Outlook tienen la opción de aceptar o rechazar automáticamente invitaciones a reuniones según su disponibilidad.
Outlook puede avisarte cuando tienes una reuniónchoque, por lo que es lógico que sepa cuáles de sus franjas horarias están libres. Si desea que Outlook acepte y rechace automáticamente las invitaciones a reuniones, deberá habilitar la opción.
Aceptar y rechazar invitaciones a reuniones
Abra Outlook y vaya a Archivo> Opciones. En la ventana Opciones, seleccione la pestaña Calendario en la columna de la derecha. Desplácese hacia abajo hasta la sección "Aceptar o rechazar automáticamente" y haga clic en Aceptar / rechazar automáticamente.
Se abrirá una pequeña ventana con tres opciones; elel primero aceptará las convocatorias de reunión, el segundo rechazará las que entren en conflicto con las invitaciones existentes y el tercero rechazará automáticamente las convocatorias de reunión para reuniones periódicas.
Limitaciones
Puede habilitar todas estas opciones pero asegúrese demantenga su horario religiosamente en el Calendario. Si tiene tiempo no planificado reservado para trabajar en algo, Calendar lo tratará como tiempo "disponible" y aceptará las convocatorias de reunión.
Si no tienes ganas de completar todos los aspectosde su día de trabajo en el calendario, solo debe habilitar la opción de rechazar las convocatorias de reunión que entren en conflicto con otros compromisos, y rechazar las convocatorias de reunión periódicas. Querrá tener más control sobre qué invitaciones acepta.
Outlook no le permite establecer tiempos aceptables ohoras disponibles que otras personas de su organización pueden ver cuando lo invitan a una reunión. Si lo hiciera, podría usarlos para automatizar la aceptación de invitaciones. Si aún desea automatizar la aceptación de invitaciones a reuniones, pero no puede molestarse en completar su agenda, agregue eventos sin nombre en el Calendario durante las horas que planea pasar en el trabajo. Outlook no va a verificar si está agregando un evento o tarea real, así que simplemente agregue algo y espere lo suficiente como para cubrir el tiempo que no puede asistir a una reunión. Esto es un poco difícil, pero es la solución más simple que existe.
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