Missä olisimme ilman kokouksia? Todennäköisesti saada enemmän työtä tehtyyn, mutta kun työskentelemäsi ihmisten määrä saavuttaa tietyn määrän, kokoukset ovat välttämättömiä. Kokouksen ajoittaminen ei ole helppoa; sinun on tarkistettava ja varmistettava, että kaikki ovat käytettävissä, varmista, että he tietävät, milloin kokous on, ja lähetä esityslista. Jos työskentelet maantieteellisesti hajautettujen, etätiimien kanssa, se on entistä vaikeampaa hallita eri aikavyöhykkeillä. Outlook ei ole paljon apua aikavyöhykkeisiin, mutta antaa sinulle mahdollisuuden lähettää kokouskutsuja ja nähdä, kuka on hyväksynyt tai hylännyt kokouksen. Outlook-käyttäjillä on mahdollisuus hyväksyä tai hylätä kokouskutsu automaattisesti niiden saatavuuden perusteella.
Outlook voi varoittaa sinua tapaamisestaristiriidassa, joten on syytä tietää, mitkä aikaväleistäsi ovat ilmaisia. Jos haluat, että Outlook hyväksyy ja hylkää kokouskutsu automaattisesti, sinun on otettava tämä vaihtoehto käyttöön.
Hyväksy ja hylkää kokouskutsu
Avaa Outlook ja siirry kohtaan Tiedosto> Asetukset. Valitse Asetukset-ikkunassa Kalenteri-välilehti oikeanpuoleisesta sarakkeesta. Vieritä alas 'Automaattinen hyväksyminen tai hylkääminen' -kohtaan ja napsauta Automaattinen hyväksyminen / hylkääminen.
Pieni ikkuna avautuu kolmella vaihtoehdolla;ensimmäinen hyväksyy kokouspyynnöt, toinen hylkää pyynnöt, jotka ovat ristiriidassa olemassa olevien kutsujen kanssa, ja kolmas hylkää automaattisesti kokouspyynnöt toistuvista kokouksista.
rajoitukset
Voit ottaa kaikki nämä vaihtoehdot käyttöön, mutta varmista, että oletPidä aikataulusi uskonnollisesti Kalenterissa. Jos sinulla on suunnittelematon aika jonkin työn tekoon, Kalenteri käsittelee sitä käytettävissä olevana ajana ja hyväksyy sen kokouspyynnöt.
Jos et halua täyttää kaikkia näkökohtiatyöpäiväsi kalenterissa, sinun tulisi antaa vain mahdollisuus hylätä kokouspyynnöt, jotka ovat ristiriidassa muiden sitoumusten kanssa, ja hylätä toistuvat kokouspyynnöt. Haluat paremman hallinnan siitä, mikä kutsuu sinut hyväksymään.
Outlook ei anna sinun asettaa hyväksyttäviä aikoja taikäytettävissä olevat aukioloajat, jotka muut organisaatiosi ihmiset näkevät kutsuessaan sinut kokoukseen. Jos se tapahtui, voit käyttää niitä automatisoimaan kutsujen hyväksymisen. Jos haluat edelleen automatisoida kokouskutsujen hyväksymisen, mutta et voi vaivautua aikataulun täyttämisessä, lisää nimeämättömiä tapahtumia Kalenteriin tunteiksi, jotka aiot käyttää työhön. Outlook ei aio tarkistaa, lisäätkö todellista tapahtumaa tai tehtävää, joten lisää vain jotain ja tee siitä riittävästi aikaa, jotta et voi osallistua kokoukseen. Tämä on kengänterävä, mutta se on yksinkertaisin ratkaisu.
Kommentit