Cela devient fatigant et frustrant lorsque le même type deles messages doivent être envoyés aux membres de l'équipe plusieurs fois par jour. Si vous utilisez Outlook et souhaitez réduire le temps nécessaire à la rédaction de messages dans un contexte presque identique, vous pouvez choisir de créer des modèles dans Outlook pour les messages les plus fréquemment utilisés. Toutefois, l'utilisation de touches de raccourci à cette fin peut s'avérer extrêmement pratique. Touches de raccourci Topalt est un petit complément Outlook qui était principalementest fait pour associer le texte fréquemment utilisé à des touches de raccourci, afin que les utilisateurs puissent les insérer non seulement lors de la composition des e-mails, mais aussi n'importe où dans Outlook, tels que Notes, Journaux, Détail de l'événement. De plus, il permet d’enregistrer des touches de raccourci pour passer d’un dossier à l’autre à un autre Outlook et pour envoyer des captures d’écran en un clin d’œil.
Une fois le complément installé, vous le trouverezsous l'onglet Compléments. L'utilisation est super facile. Lorsque vous souhaitez associer l’une des actions susmentionnées à une touche de raccourci, cliquez sur le bouton Touches de raccourci Topalt. Une boîte de dialogue apparaît, demandant de commencer par enregistrer un raccourci clavier pour une action. Assurez-vous de ne pas enregistrer de raccourci clavier prédéfini pour éviter les conflits. Une fois entré, cliquez sur Ajouter et dans la colonne Action, choisissez l’action que vous souhaitez effectuer lors de l’utilisation de la combinaison de raccourcis. Pour les actions Insérer du texte et Basculer vers un dossier, vous devez saisir le texte et l'emplacement du dossier Outlook, respectivement.
Maintenant, lorsque vous utilisez la touche de raccourci spécifiée,effectuera l'action définie. L'aspect le plus utile de Topalt Hotkey est la saisie rapide d'un texte prédéfini. Vous pouvez associer différents mots de salutations, annexes et références à des touches de raccourci pour les ajouter instantanément dans vos lettres commerciales et créer des messages fréquemment utilisés à envoyer à différents membres de l'équipe. Aucune limite n'est imposée quant au nombre de combinaisons de touches de raccourci pouvant être attribuées. Cela fonctionne sur Outlook 2003, Outlook 2007 et Outlook 2010.
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