Les options reliées aux e-mails dans Outlook2010 permet aux utilisateurs de gérer facilement leurs boîtes aux lettres configurées, leurs dossiers, de planifier leurs e-mails, ainsi que de classer un ensemble d'expéditeurs dans différents groupes, mais de nombreux utilisateurs lourds d'Outlook ont besoin de fonctionnalités de gestion des e-mails supplémentaires pour améliorer leur efficacité au travail. La plupart d'entre nous éprouvent des difficultés à rechercher l'élément requis à partir des principaux éléments d'Outlook, y compris la messagerie, les notes, les tâches, les événements de calendrier, etc., et pour cette raison, nous optons pour des outils d'exploration de données avancés pour rechercher efficacement les éléments à partir des fichiers PST. Extraction de courrier est un tel complément qui est créé pour rendre les utilisateursPlus productif que jamais. Il ajoute une multitude de fonctionnalités liées aux e-mails dans Outlook tout en offrant une recherche intelligente sur le Web et les éléments Outlook pour trouver rapidement tout ce qui va des tâches, des e-mails, des rendez-vous aux contacts. Ce complément propose une option d'alertes intelligentes qui vous permet de contrôler quand recevoir des e-mails. Pour ne plus recevoir de nouveaux messages, vous pouvez utiliser la fonction NPD (Ne pas déranger) qui arrête le processus de synchronisation du courrier pendant une durée définie.
Mail Mining propose également le mode «Ne pas déranger» pourOutlook pour cesser de recevoir des e-mails ou des notifications pendant une durée définie. Cela permet à l'utilisateur de se concentrer sur ses autres tâches importantes sans se déconnecter. La fonction Smart Alert vous permet de définir une liste de types d'e-mails, ou de choisir les adresses e-mail de l'expéditeur et les contacts afin de ne recevoir que les alertes e-mail les plus importantes. De plus, au lieu d'utiliser la fonctionnalité de modèle natif d'Outlook, vous pouvez essayer les modèles MailMining pour créer, modifier et envoyer rapidement des messages ayant plus ou moins le même contexte à différents destinataires.
Après l'installation, lancez Outlook et accédez à l'onglet Complément nouvellement ajouté pour accéder aux fonctionnalités de Mail Mining.
En commençant par le gestionnaire de modèles d'e-mails, vous pouvezcréez autant de modèles que vous le souhaitez et utilisez-les lors de la rédaction d'e-mails. Dans le menu Mail Mining, choisissez Email Template Manager pour afficher tous les modèles. Vous pouvez ajouter de nouveaux modèles de courrier et modifier et supprimer les modèles existants. La création d'un modèle nécessite deux étapes simples. Cliquez simplement sur Ajouter, donnez un nom et entrez le contenu du modèle.
La configuration des alertes intelligentes est également simple. Cliquez sur Alertes intelligentes dans le ruban, sélectionnez les contacts et entrez les mots clés pour lesquels vous souhaitez être averti à l'avenir.
Pour activer le mode Ne pas déranger, cliquez avec le bouton droit sur l'icône de sa barre d'état système et sélectionnez la durée dans la liste pour arrêter d'afficher les notifications et de recevoir des e-mails pendant la période spécifiée.
Ci-dessous, vous pouvez regarder la vidéo, expliquant à la fois les fonctionnalités et l'utilisation de Mail Mining.
Il fonctionne à la fois sur Outlook 2007 et Outlook 2010.
Remarque: Mail Mining a été interrompu. Vous pouvez consulter InboxEx qui offre des fonctionnalités avancées de recherche et de gestion du courrier.
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