MS Word possède depuis longtemps une fonctionnalité très utilepermet aux utilisateurs de gérer des documents volumineux et leurs sous-sections sur lesquelles ils collaborent en séparant les sections en différents fichiers. Les sous-sections ou sous-documents tels qu'ils sont appelés facilitent la mise à jour et l'exportation de parties d'un document volumineux. Cette fonctionnalité n’est pas seulement intéressante pour les gros documents, mais aussi pour les plus petits qui comportent de nombreuses sections apparemment indépendantes. Vous pouvez créer un document maître dans MS Word 2016 à tout moment, c'est-à-dire que ce n'est pas quelque chose qui doit être défini lorsque vous créez un document pour la première fois. Vous identifierez un document en tant que document maître, puis vous identifierez les sous-documents qu'il contient. Les sous-documents peuvent être scindés ou fusionnés avec d'autres sous-documents et nous allons voir comment le faire. Vous pouvez également ajouter un document différent en tant que sous-document à un document maître existant. Nous y reviendrons également. Voici un aperçu de la création d’un document maître et de l’ajout de sous-documents dans MS Word 2016.
Pour créer un document maître, ouvrez un nouveau oufichier MS Word existant. Accédez à l'onglet Affichage et cliquez sur Contour. Si vous travaillez avec un document existant, tous les styles de texte et de titre que vous avez appliqués à votre document apparaîtront dans la vue Structure. Les en-têtes identifient les sections du document qui peuvent être transformées en sous-documents. Si vous souhaitez transformer une section en un sous-document, accédez à l'onglet Accueil, nommez-la et appliquez-lui un style de titre. Vous pouvez ajouter de nouveaux titres à tout moment.
En mode Plan, vous aurez une boîte à outils appelée "Document maître". Une fois dans la vue Structure, accédez à la boîte à outils du document maître et cliquez sur "Afficher le document".
La boîte à outils se développera et révélera plus de boutons. Votre document est maintenant un document maître et vous pouvez commencer à ajouter des sous-documents. Tous les titres et le texte seront dûment montrés ici. Sélectionnez un en-tête en cliquant sur le bouton moins (en-tête développé) ou le bouton plus (en-tête réduit) situé à côté. L'en-tête étant sélectionné, cliquez sur le bouton ‘Créer’.
Le titre et tout ce qui se trouve en dessous seront maintenanttraité comme un sous-document et un contour apparaît autour pour indiquer exactement cela. Vous pouvez également utiliser le bouton ‘insérer’ pour ajouter un fichier Word différent en tant que sous-document à votre document maître. Allez-y et créez au moins deux sous-documents.
Pour fractionner un sous-document, sélectionnez-le et cliquez sur le boutonBouton "Diviser" de la boîte à outils du document maître. Fractionner un document exportera cette section du document dans un fichier Word séparé et l'enregistrera dans le même dossier / emplacement que le document maître lui-même. Il sera nommé d'après l'en-tête qui lui a été donné dans le document maître.
Pour fusionner deux sous-documents, sélectionnez-les (maintenez la touche Maj enfoncée pour sélectionner plusieurs documents), puis cliquez sur le bouton Fusionner.
C’est tout ce qu’il faut. Vous pouvez revenir à la vue Mise en page et reprendre l’écriture. Revenez à la vue Structure chaque fois que vous devez ajouter un autre sous-document ou en exporter un. Cette fonctionnalité est disponible dans MS Word 2007 et 2010.
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