Où serions-nous sans réunions? Faire plus de travail probablement, mais une fois que le nombre de personnes avec qui vous travaillez atteint un certain nombre, des réunions deviennent nécessaires. Planifier une réunion n’est pas facile; vous devez vérifier et vous assurer que tout le monde est disponible, assurez-vous qu'ils savent quand la réunion est et envoyez un ordre du jour. Si vous travaillez avec des équipes distantes géographiquement dispersées, il est encore plus difficile de gérer des fuseaux horaires différents. Outlook n’aide pas beaucoup avec les fuseaux horaires, mais vous permet d’envoyer des invitations à des réunions et de voir qui a accepté ou refusé une réunion. Les utilisateurs d'Outlook ont la possibilité d'accepter ou de refuser automatiquement les invitations à des réunions en fonction de leur disponibilité.
Outlook peut vous avertir lorsque vous avez une réunionIl est donc logique de savoir lequel de vos créneaux horaires sont gratuits. Si vous souhaitez qu'Outlook accepte et rejette automatiquement les invitations à une réunion, vous devez activer cette option.
Accepter et rejeter les invitations à une réunion
Ouvrez Outlook et accédez à Fichier> Options. Dans la fenêtre Options, sélectionnez l'onglet Calendrier dans la colonne de droite. Faites défiler jusqu’à la section «Accepter ou refuser automatiquement», puis cliquez sur Accepter / refuser automatiquement.
Une petite fenêtre s'ouvrira avec trois options; lele premier acceptera les demandes de réunion, le second refusera les demandes en conflit avec les invitations existantes et le troisième refusera automatiquement les demandes de réunion pour les réunions récurrentes.
Limites
Vous pouvez activer toutes ces options mais assurez-vous demaintenez votre horaire religieusement dans le calendrier. Si vous avez un temps imprévu pour travailler sur quelque chose, Calendar le considérera comme du temps «disponible» et acceptera les demandes de réunion correspondantes.
Si vous ne souhaitez pas remplir tous les aspectsde votre journée de travail dans le calendrier, vous devez uniquement activer l'option permettant de refuser les demandes de réunion en conflit avec d'autres engagements et de refuser les demandes de réunion récurrentes. Vous voudrez avoir plus de contrôle sur les invitations que vous acceptez.
Outlook ne vous permet pas de définir des délais acceptables ouheures disponibles que d'autres membres de votre organisation peuvent voir lorsqu'ils vous invitent à une réunion. Si tel est le cas, vous pouvez les utiliser pour automatiser l'acceptation des invitations. Si vous souhaitez toujours automatiser l'acceptation des invitations à une réunion mais que vous ne voulez pas vous déranger pour remplir votre emploi du temps, ajoutez des événements non nommés dans Calendrier pour les heures que vous prévoyez de consacrer au travail. Outlook ne vérifie pas si vous ajoutez un événement ou une tâche réelle. Il suffit donc d’ajouter quoi que ce soit et de le rendre suffisamment long pour ne pas pouvoir assister à une réunion. C’est un peu compliqué, mais c’est la solution la plus simple.
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