एमएस वर्ड में लंबे समय से एक बहुत ही उपयोगी विशेषता हैउपयोगकर्ताओं को बड़े दस्तावेज़ों और उनके उपखंडों का प्रबंधन करने की अनुमति देता है जो वे अलग-अलग फ़ाइलों में वर्गों को अलग करके सहयोग कर रहे हैं। कहा जाता है कि उप-अनुभाग या उपनिर्देशन एक बड़े दस्तावेज़ के कुछ हिस्सों को अद्यतन और निर्यात करना आसान बनाते हैं। यह सुविधा बड़े दस्तावेज़ों के लिए ही नहीं बल्कि उन छोटे लोगों के लिए भी बहुत अच्छी है जिनके पास बहुत से स्वतंत्र खंड हैं। आप किसी भी समय MS Word 2016 में एक मास्टर डॉक्यूमेंट बना सकते हैं यानी यह ऐसा कुछ नहीं है जिसे पहली बार डॉक्यूमेंट बनाते समय सेट किया जाना चाहिए। आप किसी दस्तावेज़ को मास्टर दस्तावेज़ के रूप में पहचानेंगे और फिर उसमें मौजूद सबडक्शन को पहचानने के लिए आगे बढ़ेंगे। Subdocuments को विभाजित किया जा सकता है या अन्य subdocuments के साथ विलय किया जा सकता है और हम इसे कैसे करना है पर एक नज़र डालेंगे। आप मौजूदा मास्टर दस्तावेज़ में एक उप-दस्तावेज़ के रूप में एक अलग दस्तावेज़ जोड़ सकते हैं और हम उस पर भी स्पर्श करेंगे। यहाँ MS Word 2016 में मास्टर डॉक्यूमेंट बनाने और उसमें सबडैक्जिमेंट जोड़ने के लिए वॉक-थ्रू है।
एक मास्टर दस्तावेज़ बनाने के लिए, एक नया या खोलेंमौजूदा एमएस वर्ड फ़ाइल। व्यू टैब पर जाएं और आउटलाइन पर क्लिक करें। यदि आप किसी मौजूदा दस्तावेज़ के साथ काम कर रहे हैं, तो आपके दस्तावेज़ पर लागू सभी पाठ और शीर्षक शैलियाँ बाह्यरेखा दृश्य में दिखाई देंगी। हेडिंग उन दस्तावेज़ों के अनुभागों की पहचान करते हैं जिन्हें उप-बदलावों में बदला जा सकता है। यदि आपके पास एक खंड है जिसे आप एक उप-सादृश्य में बदलना चाहते हैं, तो होम टैब पर जाएं, इसे एक नाम दें, और इसके लिए एक शीर्षक शैली लागू करें। आप जब चाहें नई हेडिंग जोड़ सकते हैं।
आउटलाइन दृश्य में, आपके पास एक टूलबॉक्स होगा जिसे 'मास्टर डॉक्यूमेंट' कहा जाता है। एक बार जब आप बाह्यरेखा दृश्य में आ जाते हैं, तो मास्टर दस्तावेज़ टूलबॉक्स पर जाएँ और 'दस्तावेज़ दिखाएँ' पर क्लिक करें।
टूलबॉक्स अधिक बटनों का विस्तार और प्रकट करेगा। आपका दस्तावेज़ अब एक मास्टर दस्तावेज़ है और आप सबडिमेंक्शंस जोड़ना शुरू कर सकते हैं। सभी शीर्षक और पाठ यहां विधिवत दिखाए जाएंगे। इसके बगल में माइनस बटन (विस्तारित हेडिंग) या प्लस बटन (ध्वस्त हेडिंग) पर क्लिक करके एक हेडिंग का चयन करें। चयनित शीर्षक के साथ, 'बनाएं' बटन पर क्लिक करें।
शीर्षक और इसके तहत सब कुछ अब होगाएक उप-साक्षरता के रूप में व्यवहार किया जाता है और इसके चारों ओर एक रूपरेखा दिखाई देगी जो कि सिर्फ यह दर्शाता है। आप वैकल्पिक रूप से अपने मास्टर डॉक्यूमेंट में एक उप वर्ड के रूप में एक अलग वर्ड फाइल जोड़ने के लिए ’इन्सर्ट’ बटन का उपयोग कर सकते हैं। आगे बढ़ो और कम से कम दो उप-दस्तावेज बनाएं।
एक उप-विभाजन को विभाजित करने के लिए, इसे चुनें और, क्लिक करेंमास्टर दस्तावेज़ टूलबॉक्स पर 'स्प्लिट' बटन। दस्तावेज़ को विभाजित करने से दस्तावेज़ का वह भाग एक अलग वर्ड फ़ाइल के रूप में निर्यात हो जाएगा और इसे उसी फ़ोल्डर / स्थान पर मास्टर दस्तावेज़ के रूप में सहेजा जाएगा। इसका नाम मास्टर डॉक्यूमेंट में हैडिंग के नाम पर रखा जाएगा।
दो सबडामेंक्शंस को मर्ज करने के लिए, उन्हें चुनें (कई दस्तावेजों का चयन करने के लिए शिफ्ट कुंजी दबाए रखें) और मर्ज बटन पर क्लिक करें।
बस इतना ही लगता है आप प्रिंट लेआउट दृश्य पर लौट सकते हैं और लेखन फिर से शुरू कर सकते हैं। जब भी आपको एक और सबडिमेन्मेंट जोड़ने या एक निर्यात करने की आवश्यकता हो, आउटलाइन दृश्य पर वापस लौटें। यह सुविधा एमएस वर्ड 2007 और 2010 दोनों में उपलब्ध है।
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