Hol lennénk ülések nélkül? Valószínűleg több munkát végez, de amint a dolgozók száma eléri egy bizonyos számot, szükségessé válnak a találkozók. Az ülés ütemezése nem könnyű; ellenőriznie kell és meg kell győződnie arról, hogy mindenki elérhető-e, meg kell győződnie arról, hogy tudják-e a találkozó időpontját, és el kell küldenie a napirendet. Ha földrajzilag szétszórt, távoli csapatokkal dolgozik, akkor még nehezebb kezelni a különböző időzónákat. Az Outlook nem sok segítséget nyújt az időzónákhoz, de lehetővé teszi, hogy küldjön értekezlet-meghívókat, és megnézze, ki fogadta el vagy utasította el az értekezletet. Az Outlook felhasználóinak lehetősége van automatikusan elfogadni vagy elutasítani a találkozói meghívásokat, azok elérhetősége alapján.
Az Outlook figyelmeztetheti Önt, ha találkozója vanösszecsapás, tehát érthető, hogy tudja, melyik időrései ingyenesek. Ha azt akarja, hogy az Outlook automatikusan elfogadja és elutasítsa a találkozói meghívásokat, akkor engedélyeznie kell a lehetőséget.
Találkozói meghívások elfogadása és elutasítása
Nyissa meg az Outlook alkalmazást, és válassza a Fájl> Beállítások menüpontot. Az Opciók ablakban válassza a Naptár fület a jobb oldali oszlopból. Görgessen le az „Automatikus elfogadás vagy visszautasítás” szakaszhoz, és kattintson az Automatikus elfogadás / elutasítás elemre.
Három lehetőséggel nyílik egy kis ablak; aaz első elfogadja az üléskéréseket, a második elutasítja azokat, amelyek ellentétesek a meglévő meghívásokkal, a harmadik pedig automatikusan visszautasítja az ismétlődő találkozókra vonatkozó értekezlet-kérelmeket.
korlátozások
Engedélyezi ezeket a lehetőségeket, de ügyeljen rátartsa fenn ütemezését vallásosan a Naptárban. Ha nem tervezett időt nyitott valami kidolgozására, akkor a Naptár azt „elérhető” időnek tekinti és elfogadja az értekezlet iránti kérelmeket.
Ha nem érzi úgy, hogy kitölti minden szempontotnaptári munkanapjának csak akkor engedélyeznie kell a lehetőséget, hogy visszautasítsa az egyéb kötelezettségvállalásokkal ellentétes értekezlet-kérelmeket, és utasítsa el az ismétlődő értekezlet-kérelmeket. Jobban ellenőrizni szeretné, hogy melyik felhívja az elfogadást.
Az Outlook nem engedélyezi az elfogadható időpontok vagy a megadásátrendelkezésre álló órák, amelyeket a szervezet más tagjai láthatnak, amikor meghívnak egy találkozóra. Ha igen, akkor ezeket felhasználhatja a meghívások elfogadásának automatizálására. Ha továbbra is automatizálni kívánja a találkozói meghívások elfogadását, de nem zavarja az ütemterv kitöltését, akkor add hozzá a Naptárban névtelen eseményeket azon órákra, amelyeket munkavégzésre tervez. Az Outlook nem fogja ellenőrizni, hogy valódi eseményt vagy feladatot ad hozzá-e, ezért csak tegyen hozzá valamit, és elég hosszú legyen ahhoz, hogy lefedje azt az időt, amikor nem tud részt venni egy ülésen. Ez kissé horizontális, de ez a legegyszerűbb megoldás.
Hozzászólások