Outlook ti consente di creare regole per le e-mailinvia e ricevi. Le regole sono un'ottima funzionalità di automazione che ti aiuta a controllare e ordinare la tua email. Un'altra funzionalità altrettanto impressionante ma meno discussa in Outlook è Quick Steps. È una funzione di automazione che automatizza azioni come spostare e-mail o copiarle. Utilizzando Quick Steps, puoi spostare tutte le nuove e-mail in una cartella specifica con un clic. Questo li sposterà dalla tua casella di posta e nella loro cartella "Oggi" dedicata. La configurazione richiede pochissimo ed è possibile eseguire il passaggio rapido più volte al giorno. Ecco cosa devi fare.
Per impostazione predefinita, Outlook ordina le e-mail in datasezioni, ad esempio "Oggi", "Ieri" e "Ultima settimana". È molto facile per te passare accidentalmente a un messaggio di posta elettronica che è stato ricevuto "Ieri" mentre scorre le email che hai ricevuto "Oggi". Questo perché le sezioni "Oggi" e "Ieri" non sono posizioni diverse. Sono solo sezioni temporali relative nella tua casella di posta. Useremo queste sezioni per spostare tutte le nuove e-mail in una cartella.
Apri Outlook. Nella scheda Home, fai clic su "Crea nuovo" nella casella degli strumenti "Passaggi rapidi".
Si aprirà una nuova finestra per la configurazione di un nuovo passaggio rapido. Dai un nome al Quick Step. Se non gli dai un nome, erediterà il nome dall'azione che hai impostato per esso.
Apri il menu a discesa Azioni e seleziona "Sposta incartella "dalle opzioni elencate. Outlook ti chiederà di selezionare una cartella o di crearne una nuova. Crea una nuova cartella denominata "Oggi". Nella sezione "Opzionale" in questa stessa finestra, imposta una scorciatoia da tastiera per attivare il passaggio rapido. Fai clic su "Fine" e hai finito.
Torna a Outlook e comprimi la sezione "Oggi". Selezionalo in modo che abbia un punto culminante azzurro. Quando selezioni la sezione "Oggi" nel suo stato compresso, selezioni anche tutte le email in essa contenute.
Fai clic sul Passaggio rapido che hai appena creato nella casella degli strumenti Passaggi rapidi oppure tocca la scorciatoia da tastiera impostata per esso.
Tutte le e-mail che hai ricevuto oggi verranno spostate nella cartella che hai creato / impostato in Quick Step. Quando scorri queste e-mail, non finirai per sfogliare accidentalmente le e-mail più vecchie.
È possibile creare un altro passaggio rapido che eliminatutte le email dalla cartella "Oggi" che hai appena creato. Questo assicurerà che la cartella sia vuota e pronta per il prossimo batch di e-mail alla fine della giornata. Puoi utilizzare una serie di Passaggi rapidi per assicurarti di spostare tutte le e-mail che hai ricevuto oggi nella nuova cartella. Puoi eseguire il passaggio rapido più volte al giorno e ordinare le nuove e-mail al loro arrivo.
Questo suggerimento è inutile se non si riesce a eliminare la cartella "Oggi" alla fine di ogni giorno. Ti ritroverai semplicemente con un'altra cartella piena di e-mail.
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