Dove saremmo senza incontri? Probabilmente ottenere più lavoro ma una volta che il numero di persone con cui lavori raggiunge un certo numero, le riunioni diventano necessarie. Pianificare una riunione non è facile; devi controllare e assicurarti che tutti siano disponibili, assicurarti che sappiano quando è la riunione e inviare un ordine del giorno. Se lavori con team remoti geograficamente dispersi, è ancora più difficile gestire con fusi orari diversi. Outlook non è di grande aiuto con i fusi orari ma ti consente di inviare inviti a riunioni e vedere chi ha accettato o rifiutato una riunione. Gli utenti di Outlook hanno la possibilità di accettare o rifiutare automaticamente gli inviti alle riunioni in base alla loro disponibilità.
Outlook può avvisarti quando hai una riunionescontrarsi quindi è ovvio che sa quali delle tue fasce orarie sono gratuite. Se desideri che Outlook accetti e rifiuti automaticamente gli inviti alle riunioni, devi abilitare l'opzione.
Accetta e rifiuta gli inviti alle riunioni
Apri Outlook e vai su File> Opzioni. Nella finestra Opzioni, seleziona la scheda Calendario dalla colonna a destra. Scorri verso il basso fino alla sezione "Accetta o rifiuta automaticamente" e fai clic su Accetta / Rifiuta automaticamente.
Si aprirà una piccola finestra con tre opzioni; ilil primo accetterà le richieste di incontro, il secondo rifiuterà quelle in conflitto con gli inviti esistenti e il terzo rifiuterà automaticamente le richieste di incontro per riunioni ricorrenti.
limitazioni
Abilita tutte queste opzioni ma assicurati di temantieni il tuo programma religiosamente nel Calendario. Se hai tempo non pianificato riservato per lavorare su qualcosa, Calendar lo considererà come "tempo disponibile" e accetterà le richieste di incontro.
Se non hai voglia di compilare ogni aspettodella tua giornata lavorativa nel calendario, devi solo abilitare l'opzione per rifiutare le richieste di incontro che si scontrano con altri impegni e per rifiutare le richieste di incontro ricorrenti. Ti consigliamo di avere un maggiore controllo su quali inviti accetti.
Outlook non ti consente di impostare orari accettabili ole ore disponibili che altre persone della tua organizzazione possono vedere quando ti invitano a una riunione. In tal caso, potresti usarli per automatizzare l'accettazione degli inviti. Se desideri ancora automatizzare l'accettazione degli inviti alle riunioni ma non puoi preoccuparti di compilare il tuo programma, aggiungi eventi senza nome in Calendar per le ore che intendi spendere per lavoro. Outlook non verificherà se si sta aggiungendo un evento o un'attività reale, quindi basta aggiungere qualcosa e attendere che copra il tempo in cui non è possibile partecipare a una riunione. Questo è un po 'scarlatto, ma è la soluzione più semplice che ci sia.
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