ל- MS Word כבר מזמן תכונה שימושית באמתמאפשר למשתמשים לנהל מסמכים גדולים ואת חלקי המשנה שלהם עליהם הם משתפים פעולה על ידי הפרדת חלקים לקבצים שונים. חלקי המשנה או מסמכי המשנה כפי שהם מכונים מקלים על עדכון וייצוא של חלקים ממסמך גדול. התכונה אינה נהדרת רק למסמכים גדולים אלא גם למסמכים קטנים יותר שיש בהם חלקים רבים ככל הנראה בלתי תלויים. אתה יכול ליצור מסמך אב ב- MS Word 2016 בכל עת, כלומר זה לא משהו שצריך להגדיר כשאתה יוצר מסמך לראשונה. תזהה מסמך כמסמך האב ואז תמשיך בזיהוי תת-המסמכים בו. ניתן לפצל או למזג תת-מסמכים עם תת-מסמכים אחרים ואנחנו נבדוק כיצד לעשות זאת. אתה יכול גם להוסיף מסמך שונה כדוקדומנט למסמך אב קיים ואנחנו ניגע בזה גם. להלן דרך להכנת מסמך אב ולהוספת מסמכי משנה אליו ב- MS Word 2016.
כדי ליצור מסמך אב, פתח חדש אוקובץ MS Word קיים. עבור לכרטיסייה תצוגה ולחץ על מתאר. אם אתה עובד עם מסמך קיים, כל סגנונות הטקסט והכותרת שהחלת על המסמך יופיעו בתצוגת המתאר. כותרות מזהות קטעים מהמסמך שניתן להפוך לתתי-מסמכים. אם יש לך קטע שברצונך להפוך לתת-מסמך, עבור לכרטיסייה דף הבית, תן לו שם והחל עליו סגנון כותרת. אתה יכול להוסיף כותרות חדשות בכל עת שתרצה.
בתצוגת המתאר, תהיה לך ארגז כלים בשם 'מסמך אב'. לאחר שאתה בתצוגת המתאר, עבור לתיבת הכלים של מסמך הראשי ולחץ על 'הצג מסמך'.
ארגז הכלים יתרחב ויחשוף כפתורים נוספים. המסמך שלך הוא כעת מסמך אב ותוכל להתחיל להוסיף תת-מסמכים. כל הכותרות והטקסט יוצגו כאן כדין. בחר כותרת על ידי לחיצה על כפתור מינוס (כותרת מורחבת) או על כפתור הפלוס (כותרת מכווצת) שלצידה. כשתבחר הכותרת, לחץ על כפתור 'צור'.
הכותרת וכל מה שתחתיה יהיה עכשיומתייחסים אליו כאל תת-מסמך ומתווה סביבו יופיע כדי לסמן בדיוק את זה. אתה יכול לחלופין להשתמש בלחצן 'הכנס' כדי להוסיף קובץ Word אחר כתת-מסמך למסמך הראשי שלך. קדימה צור לפחות שני מסמכי משנה.
כדי לפצל תת-מסמך, בחר בו ולחץ עלכפתור 'פיצול' בתיבת הכלים 'מסמך מאסטר'. פיצול מסמך ייצא את החלק הזה במסמך כקובץ Word נפרד וישמור אותו באותה תיקיה / מיקום זהה למסמך הראשי עצמו. זה ייקרא על שם הכותרת שניתנה במסמך הראשי.
כדי למזג שני תת-מסמכים, בחר אותם (לחץ לחיצה ארוכה על מקש Shift כדי לבחור מספר מסמכים) ולחץ על כפתור מיזוג.
זה כל מה שצריך. אתה יכול לחזור לתצוגה של פריסת ההדפסה ולחדש את הכתיבה. חזור לתצוגת המתאר בכל פעם שאתה צריך להוסיף תת-מסמך אחר או לייצא אחד. תכונה זו זמינה הן ב- MS Word 2007 והן ב- 2010.
הערות