Outlookでは、メールのルールを作成できます送受信します。ルールは、電子メールの制御とソートに役立つ優れた自動化機能です。 Outlookの機能についても同様に印象的ですが、あまり語られていませんが、クイックステップです。メールの移動やコピーなどのアクションを自動化する自動化機能です。クイックステップを使用すると、すべての新しいメールをワンクリックで特定のフォルダーに移動できます。これにより、受信トレイから専用の「今日」フォルダに移動します。セットアップにかかる時間はごくわずかで、クイックステップを1日に複数回実行できます。必要なことは次のとおりです。
デフォルトでは、Outlookは電子メールを日付順にソートしますセクション、つまり「今日」、「昨日」、「先週」。 「今日」を受信したメールを切り替えているときに、「昨日」を受信したメールに誤って移動することは非常に簡単です。これは、「今日」セクションと「昨日」セクションが異なる場所ではないためです。これらは、受信ボックス内の単なる相対時間セクションです。これらのセクションを使用して、すべての新しいメールをフォルダーに移動します。
Outlookを開きます。 [ホーム]タブで、[クイックステップ]ツールボックスの[新規作成]をクリックします。
新しいクイックステップを設定するための新しいウィンドウが開きます。クイックステップに名前を付けます。名前を付けないと、設定したアクションから名前が継承されます。
[アクション]プルダウンを開き、[移動]を選択しますリストされたオプションのフォルダ。 Outlookは、フォルダーを選択するか、新しいフォルダーを作成するように求めます。 「今日」という新しいフォルダを作成します。この同じウィンドウの[オプション]セクションで、キーボードショートカットを設定してクイックステップをトリガーします。 [完了]をクリックすると、完了です。
Outlookに戻り、[今日]セクションを折りたたみます。それを選択して、水色の強調表示にします。折りたたまれた状態で[今日]セクションを選択すると、その中のすべてのメールも選択されます。
[クイックステップ]ツールボックスで作成したばかりのクイックステップをクリックするか、設定したキーボードショートカットをタップします。
今日受信したすべてのメールは、クイックステップで作成/設定したフォルダに移動されます。これらの電子メールを一巡すると、誤って古い電子メールを閲覧することはありません。
削除する別のクイックステップを作成できます作成した「Today」フォルダからのすべてのメール。これにより、フォルダが空になり、1日の終わりに次のメールのバッチに対応できるようになります。一連のクイックステップを使用して、今日受信したすべてのメールを新しいフォルダーに移動することを確認できます。クイックステップを1日に複数回実行し、新着メールを到着順に並べ替えることができます。
このヒントは、毎日の終わりに「今日」フォルダの削除に失敗した場合は役に立ちません。最終的には、メールでいっぱいになった別のフォルダーになります。
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