Es wird frustrierend anstrengend, wenn dieselbe Art vonNachrichten müssen mehrmals am Tag an die Teammitglieder gesendet werden. Wenn Sie Outlook verwenden und den Zeitaufwand für das Erstellen von Nachrichten mit nahezu demselben Kontext verringern möchten, können Sie in Outlook Vorlagen für die am häufigsten verwendeten Nachrichten erstellen. Die Verwendung von Hotkeys für diesen Zweck kann jedoch äußerst praktisch sein. Topalt-Hotkeys ist ein kleines Outlook-Add-In, das in erster Linie warDiese Funktion wurde entwickelt, um häufig verwendeten Text mit Hotkeys zu verknüpfen, sodass Benutzer sie nicht nur beim Verfassen von E-Mails einfügen können, sondern an jeder beliebigen Stelle in Outlook, z. B. in Notizen, Journalen und Kalenderereignisdetails. Darüber hinaus können Hotkeys registriert werden, mit denen Sie im Handumdrehen zwischen verschiedenen Outlook-Ordnern wechseln und Desktop-Screenshots senden können.
Sobald das Add-In installiert ist, werden Sie es findenKlicken Sie auf die Registerkarte Add-Ins. Die Bedienung ist super einfach. Wenn Sie eine der oben genannten Aktionen mit einem Hotkey verknüpfen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Topalt-Hotkeys. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, zunächst den Hotkey für eine Aktion zu registrieren. Stellen Sie sicher, dass Sie keinen vordefinierten Hotkey registrieren, um Konflikte zu vermeiden. Klicken Sie nach der Eingabe auf Hinzufügen und wählen Sie in der Spalte Aktion die Aktion aus, die Sie mit der Tastenkombination ausführen möchten. Für die Aktion "Text einfügen" und "In Ordner wechseln" müssen Sie den Speicherort für den Text- bzw. Outlook-Ordner eingeben.
Nun, wenn Sie die angegebene Tastenkombination verwenden, wird esführt die definierte Aktion aus. Der nützlichste Aspekt von Topalt Hotkey ist die schnelle Eingabe von vordefiniertem Text. Sie können verschiedene Anreden, Anlagen und Referenztexte mit Hotkeys verknüpfen, um sie sofort in Ihre Geschäftsbriefe einzufügen und häufig verwendete Nachrichten zu erstellen, die an verschiedene Teammitglieder gesendet werden. Die Anzahl der Hotkey-Kombinationen, die zugewiesen werden können, ist unbegrenzt. Es funktioniert unter Outlook 2003, Outlook 2007 und Outlook 2010.
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