Met Outlook kunt u regels maken voor de e-mails die u ontvangtverzenden en ontvangen. Regels zijn een geweldige automatiseringsfunctie waarmee u uw e-mail kunt beheren en sorteren. Een andere even indrukwekkende maar minder besproken functie in Outlook is Quick Steps. Het is een automatiseringsfunctie die acties automatiseert, zoals e-mails verplaatsen of kopiëren. Met Quick Steps kunt u alle nieuwe e-mails met één klik naar een specifieke map verplaatsen. Hiermee worden ze uit je inbox verplaatst naar hun eigen speciale map 'Vandaag'. Het kost heel weinig om op te zetten en je kunt de snelle stap meerdere keren per dag uitvoeren. Dit is wat je moet doen.
Standaard sorteert Outlook e-mails in gedateerdsecties d.w.z. 'Vandaag', 'Gisteren' en 'Vorige week'. Het is heel gemakkelijk om per ongeluk naar een e-mail te gaan die ‘Gisteren’ is ontvangen terwijl je door e-mails bladert die je ‘Vandaag’ hebt ontvangen. Dit komt omdat de secties ‘Vandaag’ en ‘Gisteren’ geen verschillende locaties zijn. Het zijn slechts relatieve tijdsecties in uw inbox. We zullen deze secties gebruiken om alle nieuwe e-mails naar een map te verplaatsen.
Open Outlook. Klik op het tabblad Start op ‘Create New’ in de ‘Quick Steps’ toolbox.
Er wordt een nieuw venster geopend voor het configureren van een nieuwe Quick Step. Geef de Quick Step een naam. Als u het geen naam geeft, neemt het de naam over van de actie die u ervoor instelt.
Open de vervolgkeuzelijst Acties en selecteer ‘Verplaatsen naarmap 'uit de weergegeven opties. Outlook vraagt u om een map te selecteren of een nieuwe te maken. Maak een nieuwe map met de naam ‘Vandaag’. Stel in het gedeelte 'Optioneel' in hetzelfde venster een sneltoets in om de Quick Step te activeren. Klik op ‘Finish’ en je bent klaar.
Keer terug naar Outlook en vouw het gedeelte 'Vandaag' samen. Selecteer het zodat het een lichtblauwe markering heeft. Wanneer u het gedeelte 'Vandaag' selecteert in de samengevouwen status, selecteert u ook alle e-mails erin.
Klik op de Quick Step die u zojuist hebt gemaakt in de toolbox Quick Steps of tik op de sneltoets die u ervoor hebt ingesteld.
Alle e-mails die u vandaag hebt ontvangen, worden verplaatst naar de map die u hebt gemaakt / ingesteld onder de Quick Step. Wanneer u door deze e-mails bladert, zult u niet per ongeluk door oudere e-mails bladeren.
U kunt nog een Quick Step maken die wordt verwijderdalle e-mails uit de map 'Vandaag' die u zojuist hebt gemaakt. Dit zorgt ervoor dat de map leeg is en klaar voor de volgende reeks e-mails aan het einde van de dag. U kunt een reeks Quick Steps gebruiken om ervoor te zorgen dat u alle e-mails die u vandaag hebt ontvangen naar de nieuwe map verplaatst. U kunt de snelle stap meerdere keren per dag uitvoeren en nieuwe e-mails sorteren zodra ze binnenkomen.
Deze tip is nutteloos als u aan het einde van elke dag de map 'Vandaag' niet opschoont. Je zult gewoon eindigen met een andere map vol e-mails.
Comments