Waar zouden we zijn zonder vergaderingen? Waarschijnlijk meer werk gedaan krijgen, maar zodra het aantal mensen met wie u werkt een bepaald aantal bereikt, worden vergaderingen noodzakelijk. Een vergadering plannen is niet eenvoudig; je moet controleren en ervoor zorgen dat iedereen beschikbaar is, zorg ervoor dat ze weten wanneer de vergadering is en stuur een agenda. Als u werkt met geografisch verspreide, externe teams, is het nog moeilijker te beheren met verschillende tijdzones. Outlook helpt niet veel met tijdzones, maar u kunt wel uitnodigingen voor vergaderingen verzenden en zien wie een vergadering heeft geaccepteerd of geweigerd. Outlook-gebruikers hebben de optie om uitnodigingen voor vergaderingen automatisch te accepteren of te weigeren op basis van hun beschikbaarheid.
Outlook kan u waarschuwen wanneer u een vergadering hebtbotsen dus het spreekt voor zich dat het weet welke van je tijdvakken vrij zijn. Als u wilt dat Outlook automatisch uitnodigingen voor vergaderingen accepteert en weigert, moet u de optie inschakelen.
Uitnodigingen voor vergaderingen accepteren en afwijzen
Open Outlook en ga naar Bestand> Opties. Selecteer in het venster Opties het tabblad Kalender in de kolom aan de rechterkant. Blader omlaag naar het gedeelte 'Automatisch accepteren of weigeren' en klik op Automatisch accepteren / weigeren.
Een klein venster opent met drie opties; deeerste accepteert vergaderverzoeken, de tweede weigert degenen die conflicteren met bestaande uitnodigingen en de derde weigert automatisch vergaderverzoeken voor terugkerende vergaderingen.
beperkingen
U kunt al deze opties inschakelen, maar zorg ervoor dat uonderhoud je schema religieus in Agenda. Als u niet-geplande tijd heeft om aan iets te werken, behandelt Agenda het als ‘beschikbare’ tijd en accepteert het vergaderverzoeken.
Als je geen zin hebt om elk aspect in te vullenvan uw werkdag in de kalender, moet u alleen de optie inschakelen om vergaderverzoeken af te wijzen die botsen met andere verplichtingen, en om terugkerende vergaderverzoeken af te wijzen. U wilt meer controle hebben over welke uitnodigingen u accepteert.
Met Outlook kunt u geen acceptabele tijden instellen ofbeschikbare uren die andere mensen in uw organisatie kunnen zien wanneer zij u uitnodigen voor een vergadering. Als dit het geval was, zou je die kunnen gebruiken om uitnodigingen te accepteren. Als je nog steeds het accepteren van uitnodigingen voor vergaderingen wilt automatiseren, maar er geen moeite mee hebt om je schema in te vullen, voeg dan niet-genoemde evenementen toe aan Agenda voor de uren die je van plan bent te besteden aan werk. Outlook gaat niet verifiëren of u een echte gebeurtenis of taak toevoegt, dus voeg gewoon iets toe en maak het lang genoeg om de tijd te dekken dat u niet naar een vergadering kunt gaan. Dit houdt het een beetje voor, maar het is de eenvoudigste oplossing die er is.
Comments