De uitnodigingen voor vergaderingen in Outlook zijn een geweldige manier om te doenzeker dat iedereen weet wanneer en waar een vergadering is, en aan RSVP aan hen. Als u Outlook gebruikt, worden bij het accepteren van een uitnodiging voor een afspraak herinneringen weergegeven die aangeven wanneer deze gaat beginnen. Als u degene bent die de uitnodigingen verzendt, kunt u met Outlook zien hoeveel mensen de uitnodiging hebben geaccepteerd en deze indien nodig opnieuw verzenden. Als u nog nooit een uitnodiging voor een vergadering in Outlook hebt verzonden, denkt u misschien dat het een ingewikkeld proces is, maar dat het slechts iets anders is dan het verzenden van een e-mail.
Uitnodigingen voor vergaderingen in Outlook
Open Outlook en klik op de vervolgkeuzelijst Nieuwe items op het tabblad Start. Selecteer Meeting in het menu.
Er wordt een nieuw venster geopend en dit zal het meest gebeurendeel, lijken op het nieuwe berichtvenster met enkele verschillen. Hier maakt u de vergadering en stuurt u een uitnodiging voor de beoogde ontvangers.
Aangezien dit een uitnodiging voor een vergadering is, zal het hebbenvelden voor Locatie en begin- en eindtijd. Selecteer waar de vergadering zal plaatsvinden en stel de begin- en eindtijd in, evenals de datum waarop de vergadering moet worden gehouden. De vergadering heeft ook een 'hoofdtekst' waaraan u aanvullende details kunt toevoegen, bijvoorbeeld een vergaderagenda. Je kunt ook bestanden bij de uitnodiging voegen, hoewel het niet duidelijk is hoe. Het enige wat u hoeft te doen is een bestand naar het vergadervenster slepen en neerzetten en het wordt bijgevoegd.
Wanneer alles is ingesteld, klikt u in de Aanen voer de e-mails in van iedereen die u voor de vergadering wilt uitnodigen. Standaard zal de uitnodiging de ontvangers vragen te reageren door de uitnodiging te accepteren of te weigeren, en het stelt hen ook in staat om alternatieve tijdstippen voor het houden van de vergadering voor te stellen als ze niet op de voorgestelde tijd aanwezig kunnen zijn.
Klik op Verzenden en uw uitnodiging is onderweg.
Uitnodiging uitnodigingsetiquette
De uitnodigingen voor vergaderingen van Outlook zijn een geweldige manier omzorg ervoor dat iedereen weet waar hij moet zijn en wanneer hij er moet zijn, maar het is contraproductief en vervelend om ze als de enige manier te gebruiken om een vergadering op te zetten en constant heen en weer te gaan over een uitnodiging om te proberen de tijd in te stellen. Het is een beter idee om met de beoogde deelnemers aan een vergadering te praten via een persoonlijk communicatiekanaal, bijv. chatten, of praat persoonlijk met hen om erachter te komen welke tijden geschikt zijn voor iedereen en stuur vervolgens een uitnodiging die iedereen kan accepteren.
Comments