Microsoft Word 2010 inkluderer Forbered dokumentet funksjon for å gi kraftigere kontroll overdokumentinnhold, ved å bruke sine forskjellige alternativer, for eksempel; dokumentbeskyttelse, legge inn digital signatur i dokumentet, legge til metadatainformasjon, sjekk kompatibilitet med forrige versjon av Word og kryptering, du kan gjøre dokumentet mer spenstig og beskyttet. Den forbereder dokumentet ditt for distribusjon eller publisering over hele verden ved å tilby alternativer for å håndheve forskjellige handlinger over dokumentet. Du må følge en kjedelig prosedyre for å bruke den i Word 2010 siden den er skjult som standard. Dette innlegget vil dekke hvordan du kan gjøre disse alternativene tydelige og forklare kjernebruken av hvert alternativ det omslutter.
For å starte med, må vi lage Forberede kommandoer som vises i Word 2010, for dette, start Microsoft Word 2010, gå til Fil menyen, klikk Alternativer, og i venstre rute klikk Tilpass bånd, i høyre rute velg Alle kommandoer fra Velg kommandoer rullegardinvalg og se etter Forberede kommando. Nå fra venstre rute Ny fane, endre navnet til Forbered, og klikk deretter Ny gruppe for å opprette gruppe i den nyopprettede fanen, gi den et passende navn. Klikk nå Legg til >> knappen for å legge til Forberede kommando til nyopprettet gruppe. Klikk OK å lukke Ordalternativer dialogen.
Du vil se den nyopprettede Forberede fane. Klikk Forberede rullegardinmeny, for flere alternativer som du ser på skjermdumpen nedenfor.
Vi vil kort diskutere alle tilgjengelige alternativer i denne rullegardinmenyen.
Eiendommer:
Klikk Eiendommer for å legge til metadata, for å beskrive dokumentet ditt mer detaljert. Som du ser på skjermdumpen nedenfor, kan du legge til Forfatter, tittel, emne, nøkkelord, kategori, Status, og Kommentarer.
Klikk Dokumentegenskaper for flere alternativer, trykk Forhåndsegenskaper for å legge til flere metadata i dokumentet.
Undersøke:
Denne funksjonen lar deg inspisere hele dokumentetved å aktivere forskjellige alternativer. Den sørger for at det ikke er noe skjult, at brukeren vil finne ut av det senere, og sjekker om du har spesifisert noen metadata i dokumentet som du ikke vil at leseren skal vite. Den sjekker også for usynlig tekst, XML (eXtensible Markup Language) som er lagret i dokumentet, Kommentaroverskrifter, Bunntekst, Vannmerker, Revisjoner, versjoner og merknader.
Når du klikker på Inspekter dokument, vises en dialogboks som ber deg om hva slags innhold du vil inspisere? Hvis du har å gjøre med enorme dokumenter, kan det ta litt tid å inspisere det helt.
Krypter dokument:
Det gjør det mulig for brukeren å beskytte dokumentetangi passord som forhindrer dokumentet fra uautorisert bruk, og etter hvert reduserer sannsynligheten for noen form for ekstern sårbarhet. Dette passordet, hvis det er glemt, kan aldri gjenopprettes.
Begrens tillatelse:
Dette alternativet letter brukeren å begrensebruk av dokument. Du kan gi spesifikke rettigheter til brukerne / leserne av dette dokumentet ved å begrense dem til å lese det bare, forby utskrift, forhindre endringer eller lagre dokumentet på noen annen måte.
Denne funksjonen fungerer i samarbeid med RMS(Rights Management Services) for Windows ved først å sette opp legitimasjonsbeskrivelser. Uten RMS kan du likevel definere begrensninger ved å bruke sporversjon fra Microsoft. Hvis du bruker det for første gang, må du registrere deg.
Legg til en digital signatur:
Som navnet tilsier, er det det samme som å signeredokumentere på tradisjonell måte. Den lille endringen er at det krever sifre for å merke dokumentet ditt som eksklusivt. det gir brukeren å bekrefte dokumentets integritet og konfidensialitet, ved digital signering av dokumentet, kan du gjøre dokumentet ditt mer beskyttet mot uautentifisert ekstern bruk og tyveri, og reduserer til slutt sjansen for noen form for plagiering.
Du kan også lage din egen digitale signatur, menbekreftelsesprosessen blir ikke utført av noen sertifisert tredjedel eller tilknytning, det er grunnen til å sjekke ektheten til dokumentet for å være litt vanskelig for sluttbrukeren, men du kan bekrefte det på din egen datamaskin. Den bedre måten å legge til digital signatur er å få en digital ID fra Microsoft-partner.
Marker som finale:
Denne funksjonen lar deg merke dokumentet som den endelige versjonen. Ved å merke Endelig, betyr det at redigering er fullført, og deretter setter det dokumentet til å skrivebeskyttet og lagrer dokumentet, til slutt deaktiverer du skrive- og redigeringskommandoene, og korrekturmerket blir slått av.
Sjekk kompatibilitet
Denne funksjonen lar brukeren sjekke kompatibilitetav dokumentet med tidligere versjon av Microsoft Word. Gjennom dette alternativet kan du se om dokumentet ditt vil lastes ordentlig på tidligere versjoner av Word.
Du kan også sjekke vårt tidligere gjennomgåtte husk og gå tilbake til den siste linjen redigert i Word 2010 og Sett inn lyd i Word 2010.
kommentarer