Unde am fi fără întâlniri? Probabil că lucrați mai mult, dar odată ce numărul de persoane cu care lucrați atinge un anumit număr, întâlnirile devin necesare. Planificarea unei întâlniri nu este ușoară; trebuie să verificați și să vă asigurați că toată lumea este disponibilă, asigurați-vă că știu când este întâlnirea și trimiteți o agendă. Dacă lucrați cu echipe la distanță geografice dispersate, este chiar mai greu de gestionat cu diferite zone orare. Outlook nu vă ajută foarte mult în fusul orar, dar vă permite să trimiteți invitații la întâlniri și să vedeți cine a acceptat sau a refuzat o întâlnire. Utilizatorii Outlook au opțiunea de a accepta sau respinge automat invitațiile de întâlnire în funcție de disponibilitatea acestora.
Outlook vă poate avertiza atunci când aveți o întâlnireciocniți, astfel încât să fie motivat că știe care dintre sloturile dvs. de timp sunt gratuite. Dacă doriți ca Outlook să accepte și să respingă invitațiile la întâlniri, va trebui să activați opțiunea.
Acceptați și respingeți invitații la întâlnire
Deschide Outlook și accesează Fișier> Opțiuni. În fereastra Opțiuni, selectați fila Calendar din coloana din dreapta. Derulați în jos în secțiunea „Acceptare sau refuz automat” și faceți clic pe Acceptare automată / Declinare.
Se va deschide o fereastră mică cu trei opțiuni;prima va accepta cererile de ședințe, a doua va refuza cele care intră în conflict cu invitațiile existente, iar a treia va refuza automat cererile de ședințe pentru întâlniri recurente.
limitări
Activați toate aceste opțiuni, dar vă asigurați cămențineți-vă programul religios în Calendar. Dacă aveți timp neplanificat deoparte pentru a lucra la ceva, Calendar îl va considera ca fiind „disponibil” și va accepta cererile de întâlnire pentru acesta.
Dacă nu ai impresia că completezi fiecare aspectdin ziua ta de lucru din calendar, ar trebui să activezi doar opțiunea de a refuza cererile de întâlnire care se confruntă cu alte angajamente și de a refuza cererile de întâlnire repetate. Veți dori să aveți mai mult control asupra ceea ce vă invită să acceptați.
Outlook nu vă permite să setați ore acceptabile sauore disponibile pe care le pot vedea alte persoane din organizația dvs. când vă invită la o întâlnire. Dacă s-ar întâmpla, le puteți folosi pe cele pentru automatizarea acceptării invitațiilor. Dacă totuși doriți să automatizați acceptarea invitațiilor la întâlnire, dar nu vă poate deranja completarea programului, adăugați evenimente nenumite în Calendar pentru orele pe care intenționați să le petreceți la muncă. Outlook nu va verifica dacă adăugați un eveniment sau o sarcină reală, astfel încât să adăugați ceva și să-l faceți suficient de lung pentru a acoperi timpul în care nu puteți participa la o întâlnire. Aceasta este un pic de pantof, dar este cea mai simplă soluție.
Comentarii