Kde by sme boli bez stretnutí? Pravdepodobne bude potrebné vykonať viac práce, ale keď počet ľudí, s ktorými pracujete, dosiahne určitý počet, sú potrebné stretnutia. Naplánovanie schôdzky nie je ľahké; musíte skontrolovať a ubezpečiť sa, že sú všetci k dispozícii, uistiť sa, že vedia, kedy je schôdza, a rozposlať program. Ak pracujete s geograficky rozptýlenými vzdialenými tímami, je ešte ťažšie spravovať v rôznych časových pásmach. Program Outlook nepomáha s časovými pásmami, ale umožňuje vám posielať pozvánky na schôdzky a zistiť, kto schôdzu prijal alebo odmietol. Používatelia programu Outlook majú možnosť automaticky prijať alebo odmietnuť pozvánky na schôdzky na základe ich dostupnosti.
Program Outlook vás môže upozorniť na schôdzkuzrážka, takže je zrejmé, že vie, ktoré z vašich časových slotov sú zadarmo. Ak chcete, aby program Outlook automaticky prijal a odmietol pozvania na schôdzky, musíte túto možnosť povoliť.
Prijímajte a odmietajte pozvania na stretnutia
Otvorte program Outlook a prejdite do ponuky Súbor> Možnosti. V okne Možnosti vyberte kartu Kalendár v stĺpci napravo. Posuňte zobrazenie nadol do sekcie „Automatické prijatie alebo odmietnutie“ a kliknite na tlačidlo Automatické prijatie / odmietnutie.
Otvorí sa malé okno s tromi možnosťami;prvá bude akceptovať žiadosti o schôdzu, druhá odmietne tie, ktoré sú v rozpore s existujúcimi pozvánkami, a tretia automaticky odmietne žiadosti o schôdzky pre opakujúce sa stretnutia.
obmedzenia
Povolíte všetky tieto možnosti, ale uistite sa, že steudržujte rozvrh nábožensky v Kalendári. Ak ste neplánovaný čas vyhradili na prácu na nejakom obsahu, služba Kalendár bude tento čas považovať za „dostupný“ a akceptuje žiadosti o stretnutie.
Ak nechcete vyplniť všetky aspektysvojho pracovného dňa v kalendári, mali by ste povoliť iba možnosť odmietnuť žiadosti o schôdzky, ktoré sú v rozpore s inými záväzkami, a odmietnuť opakujúce sa žiadosti o schôdzky. Budete chcieť mať väčšiu kontrolu nad tým, ktoré pozvánky prijímate.
Program Outlook vám nedovolí nastaviť prijateľné časy alebodostupné hodiny, ktoré môžu ostatní ľudia vo vašej organizácii vidieť, keď vás pozývajú na stretnutie. Ak by sa tak stalo, mohli by ste ich použiť na automatizáciu prijímania pozvánok. Ak stále chcete automatizovať prijímanie pozvánok na schôdzky, ale nemôžete sa obťažovať vyplnením svojho harmonogramu, pridajte do Kalendára nepojmenované udalosti na hodiny, ktoré plánujete stráviť prácou. Program Outlook nebude overovať, či pridávate skutočnú udalosť alebo úlohu, takže jednoducho pridajte čokoľvek a dostatočne dlho na to, aby ste pokryli čas, kedy sa nemôžete zúčastniť schôdzky. To je trochu topánok, ale je to najjednoduchšie riešenie, aké existuje.
Komentáre