Microsoft Word 2010 inkluderar Förbered dokument för att ge mer kraftfull kontroll överdokumentinnehåll, med hjälp av dess olika alternativ, t.ex. dokumentskydd, bädda in digital signatur i dokumentet, lägga till metadatainformation, kontrollera kompatibilitet med tidigare version av Word och kryptering, du kan göra ditt dokument mer motståndskraftigt och skyddat. Den förbereder ditt dokument för distribution över hela världen eller publicering genom att tillhandahålla alternativ för att verkställa olika handlingar över dokumentet. Du måste följa en tråkig procedur för att använda den i Word 2010 eftersom den är dold som standard. Det här inlägget kommer att täcka hur man gör dessa alternativ uppenbara och förklarar kärnanvändningen av varje alternativ som det ingår.
Till att börja med måste vi göra Förbereda kommandon uppenbara i Word 2010, för detta, starta Microsoft Word 2010, gå till Fil menyn, klicka Alternativ och i vänster rutan klicka Anpassa band, i höger ruta välj Alla kommandon från Välj kommandon rullgardinsalternativ och leta efter Förbereda kommando. Nu från vänster rutan, slå Ny flik, ändra dets namn för att förbereda och klicka sedan på Ny grupp för att skapa grupp i den nyligen skapade fliken, ge den ett lämpligt namn. Klicka nu Lägg till >> knappen för att lägga till Förbereda kommando till nyskapad grupp. Klick OK för nära Ordalternativ dialog.
Du kommer att se de nyligen skapade Förbereda flik. Klick Förbereda rullgardinsmeny för fler alternativ som visas i skärmdumpen nedan.
Vi diskuterar kort alla tillgängliga alternativ i den här rullgardinsmenyn.
Egenskaper:
Klick Egenskaper för att lägga till metadata, för att beskriva ditt dokument mer detaljerat. Som du kan se på skärmdumpen nedan kan du lägga till Författare, titel, ämne, nyckelord, kategori, Status, och Kommentarer.
Klick Dokument egenskaper för fler alternativ, tryck Advance Properties för att lägga till mer metadata till ditt dokument.
Inspektera:
Den här funktionen låter dig inspektera hela dokumentetgenom att aktivera olika alternativ. Det ser till att inget är doldt, att användaren kommer att ta reda på det senare och kontrollerar om du har angett några metadata i dokumentet som du inte vill att läsaren ska veta. Det kontrollerar också om osynlig text, XML (eXtensible Markup Language) lagras i dokument, Kommentarhuvud, sidfot, vattenmärken, versioner, versioner och kommentarer.
När du klickar på Inspektera dokument visas en dialogruta där du frågar vilken typ av innehåll du vill inspektera? Om du har att göra med enorma dokument än det kan ta lite tid att inspektera det helt.
Kryptera dokument:
Det gör det möjligt för användare att skydda dokumentetange lösenord som håller ditt dokument från obehörig användning, så småningom mildra sannolikheten för någon form av extern sårbarhet. Det här lösenordet, om det är glömt, kan aldrig återvinnas.
Begränsa tillstånd:
Detta alternativ underlättar användaren att begränsaanvändning av dokument. Du kan bevilja specifika rättigheter för användare / läsare av detta dokument genom att begränsa dem att bara läsa det, förbjuda utskrift, förhindra ändringar eller spara dokumentet på något annat sätt.
Denna funktion fungerar i samarbete med RMS(Rights Management Services) för Windows genom att först ställa in referenser. Men utan RMS kan du fortfarande definiera begränsningar genom att använda spårversion från Microsoft. Om du använder det för första gången måste du registrera dig.
Lägg till en digital signatur:
Som namnet antyder är det samma som att undertecknadokument på traditionellt sätt. Den lilla förändringen är att det kräver siffror för att markera ditt dokument som exklusivt. det ger användaren att verifiera ett dokumentintegritet och konfidentialitet, genom att digitala signera dokumentet kan du göra ditt dokument mer skyddat från all obekräftad extern användning och stöld, vilket i slutändan minskar risken för någon form av plagiering.
Du kan också skapa din egen digitala signatur, menverifieringsprocessen utförs inte av någon certifierad tredje del eller förbindelse, det är därför att kontrollen av dokumentets äkthet skulle vara lite svårt för slutanvändaren, men du kan ändå verifiera det på din egen dator. Det bättre sättet att lägga till digital signatur är att få en digital ID från Microsoft-partner.
Markera som final:
Med den här funktionen kan du markera dokumentet som den slutliga versionen. Genom att markera Slutlig, det betyder att redigeringen är klar, då ställer det in i dokumentet så att det är skrivskyddat och sparar dokumentet, så småningom inaktiverar kommandona för att skriva och redigera, och korrekturmärken stängs av.
Kontrollera kompatibilitet
Med den här funktionen kan användaren kontrollera kompatibilitetenav dokumentet med tidigare version av Microsoft Word. Genom det här alternativet kan du se om ditt dokument laddas ordentligt på tidigare versioner av Word.
Du kan också kolla in vårt tidigare granskade Kom ihåg och återgå till den sista raden redigerad i Word 2010 och Infoga ljud i Word 2010.
kommentarer