วิธีการยอมรับและปฏิเสธการเชิญประชุมโดยอัตโนมัติใน Outlook

เราจะอยู่ที่ไหนถ้าไม่มีการประชุม? อาจทำให้งานเสร็จได้มากขึ้น แต่เมื่อจำนวนคนที่คุณทำงานไปถึงจำนวนที่แน่นอนการประชุมก็จำเป็น การกำหนดเวลาการประชุมไม่ใช่เรื่องง่าย คุณต้องตรวจสอบและทำให้แน่ใจว่าทุกคนพร้อมใช้งานตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขารู้ว่าการประชุมคือเมื่อใดและส่งวาระการประชุม หากคุณทำงานกับทีมระยะไกลแบบกระจายตัวทางภูมิศาสตร์การจัดการกับเขตเวลาต่างๆจะทำได้ยาก Outlook ไม่ช่วยโซนเวลามากนัก แต่จะช่วยให้คุณสามารถส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุมและดูว่าใครตอบรับหรือปฏิเสธการประชุม ผู้ใช้ Outlook มีตัวเลือกให้ยอมรับหรือปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมการประชุมโดยอัตโนมัติตามความพร้อมใช้งาน

Outlook สามารถเตือนคุณเมื่อคุณมีการประชุมการปะทะกันดังนั้นจึงหมายถึงเหตุผลที่รู้ว่าช่วงเวลาใดของคุณว่าง หากคุณต้องการให้ Outlook ยอมรับและปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมการประชุมโดยอัตโนมัติคุณจะต้องเปิดใช้งานตัวเลือกนี้

ตอบรับและปฏิเสธการเชิญประชุม

เปิด Outlook แล้วไปที่ไฟล์> ตัวเลือก ในหน้าต่างตัวเลือกเลือกแท็บปฏิทินจากคอลัมน์ทางด้านขวา เลื่อนลงไปที่ส่วน "ยอมรับอัตโนมัติหรือปฏิเสธ" แล้วคลิกยอมรับอัตโนมัติ / ปฏิเสธ

หน้าต่างเล็ก ๆ จะเปิดขึ้นพร้อมด้วยสามตัวเลือกอันดับแรกจะยอมรับคำขอประชุมครั้งที่สองจะปฏิเสธคำขอที่ขัดแย้งกับคำเชิญที่มีอยู่และอันดับที่สามจะปฏิเสธคำขอประชุมสำหรับการประชุมที่เกิดซ้ำโดยอัตโนมัติ

ข้อ จำกัด

คุณเปิดใช้งานตัวเลือกเหล่านี้ทั้งหมด แต่ให้แน่ใจว่าคุณรักษาตารางเวลาของคุณอย่างเคร่งครัดในปฏิทิน หากคุณมีเวลาที่ไม่ได้วางแผนไว้สำหรับการทำงานกับบางสิ่งปฏิทินจะถือว่าเป็น 'เวลา' และยอมรับคำขอประชุม

หากคุณไม่รู้สึกอยากเติมทุกด้านในวันทำงานของคุณในปฏิทินคุณควรเปิดใช้งานตัวเลือกเพื่อปฏิเสธคำขอประชุมที่ขัดแย้งกับภาระผูกพันอื่น ๆ และเพื่อปฏิเสธคำขอประชุมที่เกิดซ้ำ คุณจะต้องมีการควบคุมที่เชิญคุณยอมรับมากขึ้น

Outlook ไม่อนุญาตให้คุณตั้งเวลาที่ยอมรับได้หรือเวลาว่างที่บุคคลอื่นในองค์กรของคุณสามารถเห็นได้เมื่อพวกเขาเชิญคุณเข้าร่วมการประชุม หากเป็นเช่นนั้นคุณสามารถใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อรับการเชิญอัตโนมัติ หากคุณยังต้องการรับการเชิญเข้าร่วมการประชุมโดยอัตโนมัติ แต่ไม่สามารถกรอกข้อมูลกำหนดการของคุณได้ให้เพิ่มกิจกรรมที่ไม่มีชื่อในปฏิทินสำหรับชั่วโมงที่คุณวางแผนที่จะใช้ในการทำงาน Outlook จะไม่ตรวจสอบว่าคุณกำลังเพิ่มเหตุการณ์หรืองานจริงดังนั้นเพียงแค่เพิ่มอะไรก็ได้และทำให้มันนานพอที่จะครอบคลุมเวลาที่คุณไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ นี่เป็นรองเท้าที่แขวนอยู่เล็กน้อย แต่มันเป็นทางออกที่ง่ายที่สุดที่มี