Набір MS Office для настільних ПК не має однаковогофункція співпраці в реальному часі, яку робить Office 365. Однак, це все ще дозволяє багатьом людям працювати над одним документом. Просто немає співпраці в реальному часі. Натомість у вас є головні документи, які ви можете створити для управління іншими меншими частинами великого документа. Користувачі можуть надати зворотний зв'язок у вигляді коментарів, а також ви можете відстежувати зміни, внесені до документа. Після того, як документ буде заповнений, потрібно повідомити про це всім, хто працює над ним. Ви можете зробити це за допомогою ввічливого повідомлення електронної пошти, яке ніхто не прочитає. Кращим рішенням є просте позначення документа як остаточного в MS Word.
Коли ви позначаєте документ як остаточний у MS Word, він додає банер у верхній частині документа. Кожен, хто відкриє документ, відразу зрозуміє, що він є повним, і не буде його більше редагувати.
Позначте документ як остаточний у MS Word
Відкрийте документ MS Word, який ви хочете позначити як остаточний.
У службі Office 2013 та новіших версіях потрібно натиснути кулю Office у верхньому лівому куті. Перейдіть до Підготовка> Позначити як остаточну.
У Office 2016 вгорі зліва немає кулі Office. Замість цього вам потрібно перейти до меню Файл. На вкладці "Інформація" натисніть "Захистити документ". У спадному меню, що відкриється, натисніть "Позначити як остаточний".
Ви отримаєте кілька підказок на екранідокумент буде позначено як остаточний. Прийміть їх обох, і ви все зробили. Тепер ви можете надіслати електронною поштою або поділитися цим документом. Щоразу, коли хтось відкриє його, вгорі він побачить банер, який повідомляє їм, що документ є остаточною версією самого себе.
Редагування документа, позначеного як остаточний
Коли ви позначаєте документ як остаточний у MS Word,ви в основному даєте зрозуміти кожному, хто його відкриє, що більше не буде вноситися змін. Ви не додаєте до документа шару захисту, який заважає іншим людям редагувати його. Насправді редагувати документ, позначений як остаточний, досить легко.
Відкрий це. Банер, який повідомляє, що документ позначений як остаточний, також має кнопку "Змінити все одно". Просто натисніть на нього, і ви зможете редагувати документ.
Як тільки ви почнете редагувати документ, або простонатисніть кнопку "Змінити все одно", документ втрачає маркер "Остаточний". Коли ви закриєте його та збережете зміни, маркер "Остаточний" ефективно видаляється. Ви можете внести нульові фактичні зміни в документ, але після натискання кнопки "Змінити все одно" та збереження файлу маркер "Остаточний" відпадає.
Ця функція недоступна в macOS.
Коментарі