Excel ist der Analphabet des Mannes (und der Frau)Lieblings-Tool zur Datenbearbeitung. Diejenigen, die lesen und schreiben können, müssen sich keine großen Gedanken über Spalten, Zeilen und die richtige Formel und ihre Syntax machen, da diese Assistenten ihre eigenen Geräte haben. Für alle anderen, praktisch alle in Führungspositionen, ist Excel ein unverzichtbares Arbeitsinstrument. Trotzdem lassen sich viele Menschen, insbesondere diejenigen, die gerade erst in eine Arbeit eintreten, davon einschüchtern. In der Realität können Sie Excel verwenden, um zeitbasierte Aufzeichnungen zu führen, die automatisch aktualisiert werden, Inventar zu speichern und sogar Umfragen durchzuführen. Das heißt, hier sind fünf grundlegende Excel-Funktionen, die jeder Anfänger kennen muss.
Serien automatisch vervollständigen und Formeln automatisch ausfüllen
Bei der Eingabe von Daten handelt es sich insbesondere um einen langen DatensatzZeitaufwendig mit einer hervorragenden Wahrscheinlichkeit, dass ein menschliches Versagen auftritt. Deshalb sagt Excel den Text, den Sie eingeben möchten, nach Möglichkeit voraus und bietet Ihnen die Möglichkeit, ihn für Sie auszufüllen.
Nehmen wir zum Beispiel, Sie möchten Seriennummern eingebenoder Mitarbeiter-ID-Nummern, die einer Sequenz folgen. Anstatt sie manuell einzugeben, können Sie die ersten drei oder vier Zahlen eingeben und die Zellen mit den eingegebenen Zahlen auswählen. Bewegen Sie den Cursor nach rechts unten in die letzte Zelle und warten Sie, bis ein schwarzes Pluszeichen angezeigt wird. Ziehen Sie es heraus und Sie werden in der Lage sein, den Wert zu sehen, den jede Zelle halten wird. Excel erhöht den Wert automatisch für Sie. Dieser Trick eignet sich am besten für Formeln, da die Formel automatisch aktualisiert wird, um die entsprechenden Zellen in einer Reihe zu lesen, anstatt einen absoluten Wert zu haben, den das Kopieren / Einfügen von Formeln hätte.
Automatisch ausfüllen
Dieser Trick wird bestimmt von Ihnen aufgegriffenDaten eingeben. Excel kann Daten in einer Zelle automatisch füllen, wenn die von Ihnen eingegebenen Daten in einer vorherigen Zelle in derselben Spalte eingegeben wurden. Drücken Sie einfach die Eingabetaste und füllen Sie es aus.
Intelligente alphabetische Sortierung
Excel kann Daten alphabetisch sortieren, jedoch nur für AnfängerMöglicherweise zögern Sie, die Sortieroption zu verwenden, da Daten in benachbarten Spalten in Beziehung stehen und die Neuordnung der Daten die Beziehung stört. Beispielsweise haben Sie Namen, Abteilungen, Adressen, Telefonnummern und Blutgruppen in jeweils eigenen Spalten. Sie möchten die Namen in alphabetischer Reihenfolge sortieren, möchten aber dennoch, dass die benachbarten Zellen die richtige Adresse, Telefonnummer und Blutgruppe für diese Person anzeigen.
Sie können die Option Sortieren von A bis Z verwendenweil Excel Sie fragt, ob Sie die Auswahl erweitern möchten, um Daten in angrenzende Spalten aufzunehmen. Auf diese Weise können Sie eine Spalte alphabetisch sortieren und die entsprechenden Daten in anderen Spalten selbst sortieren lassen. Diese intelligente Sortierung funktioniert für alle Arten von Regeln, die Sie möglicherweise verwenden.
Zeilendaten in Spaltendaten umwandeln
Häufig sind die Daten nicht richtigLayout für jedermann, um mit der Analyse zu beginnen. Das Format, in dem es erfasst wurde, wurde nicht für einen bestimmten Zweck erstellt, und es kann häufig vorkommen, dass Sie Daten von einer Zeile in eine Spalte oder umgekehrt übertragen müssen. Anstatt jeden einzelnen Wert zu kopieren und einzufügen, können Sie auch die Funktion "Inhalte einfügen" namens "Transponieren" verwenden.
Wählen Sie die Spalte aus, die Sie als einfügen möchten, und kopieren Sie sieReihe. Wählen Sie die erste Zelle der Zeile aus, in die Sie die Daten kopieren möchten. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil unter der Schaltfläche Einfügen und wählen Sie Inhalte einfügen. Aktivieren Sie im angezeigten Optionsfeld die Option "Transponieren" und klicken Sie auf "OK".
Vor- und Nachnamen trennen
Excel 2013 verfügt über eine wirklich intelligente Funktion zum automatischen Ausfüllendas funktioniert zwischen spalten. Nehmen Sie das übliche Beispiel einer Spalte, die sowohl Vor- als auch Nachnamen enthält. Möglicherweise möchten Sie den Vor- und Nachnamen trennen und in älteren Excel-Versionen die Verkettungsfunktion auf sehr clevere / knifflige Weise verwenden.
Mit Excel 2013 müssen Sie nur noch startenGeben Sie den Vornamen in die nächste Spalte ein. Wenn Sie dies für die ersten zwei oder drei Einträge tun, erfährt Excel, was Ihre Trennkriterien sind, und listet die Daten für alle entsprechenden Werte in der Spalte für Sie auf. Sie müssen nur die Eingabetaste drücken. Dies funktioniert für nahezu jeden Datentyp.
Kennen Sie einen Excel-Trick, den Sie häufig bei der Arbeit anwenden, oder einen, der überflüssige Arbeit überflüssig macht? Teilen Sie mit uns in den Kommentaren.
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