MS Word отдавна има наистина полезна функция, коятопозволява на потребителите да управляват големи документи и техните подсекции, с които си сътрудничат, като разделят секции в различни файлове. Подразделите или поддокументите, както ги наричат, улесняват актуализирането и експортирането на части от голям документ. Функцията не е просто за големи документи, но и за по-малки, които имат много на пръв поглед независими секции. Можете да направите главен документ в MS Word 2016 по всяко време, т.е. това не е нещо, което трябва да бъде зададено при първото създаване на документ. Ще идентифицирате документ като главен документ и след това ще пристъпите към идентифициране на поддокументите в него. Поддокументите могат да бъдат разделени или обединени с други поддокументи и ще разгледаме как да направите това. Можете също да добавите различен документ като поддокумент към съществуващ главен документ и ние също ще се докоснем до него. Ето стъпка към изготвянето на главен документ и добавянето на поддокументи към него в MS Word 2016.
За да създадете главен документ, отворете нов илисъществуващ MS Word файл. Отидете на раздела Изглед и щракнете върху Очертаване. Ако работите със съществуващ документ, всички стилове на текст и заглавия, които сте приложили към вашия документ, ще се показват в изгледа „Очертание“. Заглавията идентифицират части от документа, които могат да бъдат превърнати в поддокументи. Ако имате раздел, който искате да превърнете в поддокумент, отидете на раздела Начало, дайте му име и приложите към него стил на заглавие. Можете да добавяте нови заглавия по всяко време.
В изглед на очертанията ще имате кутия с инструменти, наречена „Основен документ“. След като сте в изглед „Очертаване“, отидете на инструмента за главни документи и кликнете върху „Покажи документ“.
Кутията с инструменти ще се разшири и ще разкрие още бутони. Вашият документ вече е главен документ и можете да започнете да добавяте поддокументи. Всички заглавия и текст ще бъдат надлежно показани тук. Изберете заглавие, като щракнете върху бутона минус (разширено заглавие) или плюс плюс (свито заглавие) до него. С избраното заглавие щракнете върху бутона „Създаване“.
Заглавието и всичко под него сега ще бъдетретира се като поддокумент и около него ще се очертае контур, който означава само това. Можете също така да използвате бутона „вмъкване“, за да добавите различен Word файл като поддокумент към основния си документ. Продължете и създайте поне два поддокумента.
За да разделите поддокумент, изберете го и щракнете върхуБутон „Разделяне“ в инструменталната кутия на основния документ. Разделянето на документ ще експортира този раздел от документа като отделен Word файл и ще го запише в същата папка / местоположение като самия главен документ. Тя ще бъде кръстена на заглавието, което беше дадено в основния документ.
За да обедините два поддокумента, изберете ги (задръжте клавиша Shift, за да изберете няколко документа) и щракнете върху бутона Merge.
Това е всичко, което е необходимо. Можете да се върнете към изгледа Print Layout и да продължите да пишете. Връщайте се към изглед „Очертание“ винаги, когато трябва да добавите друг поддокумент или да експортирате такъв. Тази функция е налична и в MS Word 2007 и 2010.
Коментари