Το MS Word έχει από καιρό ένα πολύ χρήσιμο χαρακτηριστικό αυτόεπιτρέπει στους χρήστες να διαχειρίζονται μεγάλα έγγραφα και τα υποτμήματά τους στα οποία συνεργάζονται, διαχωρίζοντας τμήματα σε διαφορετικά αρχεία. Τα υποτμήματα ή τα δευτερεύοντα έγγραφα όπως ονομάζονται καθιστούν εύκολη την ενημέρωση και την εξαγωγή τμημάτων ενός μεγάλου εγγράφου. Το χαρακτηριστικό γνώρισμα δεν είναι μόνο μεγάλο για μεγάλα έγγραφα αλλά και για μικρότερες που έχουν πολλά φαινομενικά ανεξάρτητα τμήματα. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα Master Document στο MS Word 2016 οποιαδήποτε στιγμή, δηλαδή δεν είναι κάτι που πρέπει να ρυθμίσετε όταν δημιουργείτε για πρώτη φορά ένα έγγραφο. Θα αναγνωρίσετε ένα έγγραφο ως κύριο έγγραφο και στη συνέχεια θα προχωρήσετε στην αναγνώριση των δευτερευόντων εγγράφων σε αυτό. Τα δευτερεύοντα έγγραφα μπορούν να χωριστούν ή να συγχωνευθούν με άλλα δευτερεύοντα έγγραφα και θα ρίξουμε μια ματιά στο πώς να το κάνουμε αυτό. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα διαφορετικό έγγραφο ως δευτερεύον έγγραφο σε ένα υπάρχον κύριο έγγραφο και θα το αγγίξουμε και αυτό. Ακολουθεί μια μετάβαση στη δημιουργία ενός κύριου εγγράφου και την προσθήκη δευτερεύοντων εγγράφων στο MS Word 2016.
Για να δημιουργήσετε ένα κύριο έγγραφο, ανοίξτε ένα νέο ήυπάρχον αρχείο MS Word. Μεταβείτε στην καρτέλα Προβολή (View) και κάντε κλικ στην επιλογή Outline Αν εργάζεστε με ένα υπάρχον έγγραφο, όλα τα στυλ κειμένου και επικεφαλίδων που έχετε εφαρμόσει στο έγγραφό σας θα εμφανιστούν στην προβολή Προφίλ. Οι επικεφαλίδες προσδιορίζουν τμήματα του εγγράφου που μπορούν να μετατραπούν σε δευτερεύοντα έγγραφα. Εάν έχετε μια ενότητα που θέλετε να μετατραπεί σε ένα δευτερεύον έγγραφο, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα, δώστε το όνομα και εφαρμόστε ένα στυλ επικεφαλίδας σε αυτήν. Μπορείτε να προσθέσετε νέες επικεφαλίδες όποτε θέλετε.
Στην προβολή "Περίγραμμα", θα έχετε ένα κουτί εργαλείων που ονομάζεται "Βασικό Έγγραφο". Μόλις βρίσκεστε στην προβολή σκιαγράφησης, μεταβείτε στην εργαλειοθήκη κύριου εγγράφου και κάντε κλικ στο 'Εμφάνιση εγγράφου'.
Η εργαλειοθήκη θα επεκταθεί και θα αποκαλύψει περισσότερα κουμπιά. Το έγγραφό σας είναι τώρα κύριο έγγραφο και μπορείτε να ξεκινήσετε την προσθήκη δευτερευόντων εγγράφων. Όλες οι επικεφαλίδες και το κείμενο θα εμφανίζονται δεόντως εδώ. Επιλέξτε μια επικεφαλίδα κάνοντας κλικ στο κουμπί μείον (επεκτάσιμη επικεφαλίδα) ή στο κουμπί συν (αναδιπλούμενο τίτλο) δίπλα της. Με την επιλεγμένη επικεφαλίδα, κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία".
Ο τίτλος και τα πάντα κάτω από αυτό θα είναι τώρααντιμετωπίζεται ως ένα δευτερεύον έγγραφο και ένα περίγραμμα θα εμφανιστεί γύρω του για να το δηλώσει ακριβώς αυτό. Μπορείτε εναλλακτικά να χρησιμοποιήσετε το κουμπί "εισαγάγετε" για να προσθέσετε ένα διαφορετικό αρχείο του Word ως δευτερεύον έγγραφο στο κύριο έγγραφο. Προχωρήστε και δημιουργήστε τουλάχιστον δύο υπο-έγγραφα.
Για να διαχωρίσετε ένα δευτερεύον έγγραφο, επιλέξτε το και, κάντε κλικ στοΠλήκτρο "Διαχωρισμός" στην εργαλειοθήκη βασικού εγγράφου. Με τον κατακερματισμό ενός εγγράφου θα εξαχθεί αυτή η ενότητα του εγγράφου ως ξεχωριστό αρχείο Word και θα αποθηκευτεί στον ίδιο φάκελο / τοποθεσία με το ίδιο το κύριο έγγραφο. Θα ονομάζεται μετά την επικεφαλίδα που δόθηκε στο κύριο έγγραφο.
Για να συγχωνεύσετε δύο δευτερεύοντα έγγραφα, επιλέξτε τα (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift για να επιλέξετε πολλά έγγραφα) και κάντε κλικ στο κουμπί Συγχώνευση.
Αυτό είναι όλο που χρειάζεται. Μπορείτε να επιστρέψετε στην προβολή διάταξης εκτύπωσης και να συνεχίσετε να γράφετε. Επιστρέψτε στην προβολή Outline όταν θέλετε να προσθέσετε ένα άλλο δευτερεύον έγγραφο ή να το εξαγάγετε. Αυτή η δυνατότητα διατίθεται και στα MS Word 2007 και 2010.
Σχόλια