Az Outlook lehetővé teszi, hogy szabályokat hozzon létre az e-mailekhezküldés és fogadás. A szabályok nagyszerű automatizálási funkciók, amelyek segítenek az e-mailek ellenőrzésében és rendezésében. Egy másik, ugyanolyan lenyűgöző, de kevésbé beszélt funkció az Outlookban a Gyors lépések. Ez egy automatizálási funkció, amely automatizálja az olyan műveleteket, mint az e-mailek áthelyezése vagy másolása. A Gyors lépések használatával az összes új e-mailt egyetlen kattintással áthelyezheti egy adott mappába. Ezzel eltávolítja őket a beérkező levelek mappájából és a saját „Ma” mappájukba. A beállítás nagyon kevés, és a gyors lépést naponta többször is futtathatja. Itt van, mit kell tennie.
Alapértelmezés szerint az Outlook e-maileket dátummal rendeziszakaszok, azaz a „ma”, a „tegnap” és a „múlt hét”. Nagyon könnyű véletlenül átjutni egy e-mailen, amelyet „tegnap” kapott, miközben a „Ma” e-mailekkel kerekedett. Ennek oka az, hogy a „Ma” és a „Tegnap” szakaszok nem különböznek egymástól. Ezek csak relatív időszakok a beérkező levelekben. Ezeket a szakaszokat használjuk az összes új e-mail áthelyezésére egy mappába.
Nyissa meg az Outlook alkalmazást. A Kezdőlap lapon kattintson a „Létrehozás” elemre a „Gyors lépések” eszköztárban.
Egy új ablak nyílik meg az új Gyors lépés konfigurálásához. Adjon nevet a Quick Step-nek. Ha nem ad nevet, akkor a nevet a neki beállított művelet alapján fogja örökölni.
Nyissa meg a Műveletek legördülő menüt, és válassza az „Áthelyezés ide” lehetőségetmappa ”a felsorolt lehetőségek közül. Az Outlook kéri, hogy válasszon ki egy mappát, vagy hozzon létre egy újat. Hozzon létre egy új mappát, a 'Today' nevű mappát. Ugyanazon ablak „Opcionális” szakaszában állítsa be a gyorsbillentyűt a Gyors lépés indításához. Kattintson a „Befejezés” gombra, és minden kész.
Visszatérés az Outlook-ba, és becsukhatja a „Ma” részt. Válassza ki úgy, hogy világoskék színű legyen. Amikor a „Ma” szakaszt az összecsukott állapotban választja ki, akkor az összes e-mailt is kiválasztja.
Kattintson a Gyors lépések eszköztárban az ön által létrehozott Gyors lépés elemre, vagy érintse meg a számára beállított billentyűparancsot.
Az összes ma kapott e-mail átkerül a Gyors lépés alatt létrehozott / beállított mappába. Ha e-maileket keres át, akkor véletlenül nem fogja régebbi e-maileket böngészni.
Létrehozhat egy újat, amely törliaz e-mailek az éppen létrehozott „Ma” mappából. Ez biztosítja, hogy a mappa üres és a nap végén készen áll a következő e-mailekre. A Gyors lépések sorozatával biztosíthatja, hogy az összes ma kapott e-mailt áthelyezi az új mappába. A gyorslépést naponta többször futtathatja, és új e-maileket rendezhet, amikor megérkeznek.
Ez a tipp haszontalan, ha minden nap végén nem sikerül megtisztítani a „Ma” mappát. Csak egy másik mappát talál, amely teljes e-maileket tartalmaz.
Hozzászólások