Desideri condividere un gruppo di contatti di Outlook specificoattraverso gli utenti della rete, ma non vuoi il fastidio di dover selezionare e inviare manualmente le schede dei contatti dalla Rubrica e inviarle agli utenti connessi? Incontrare ContactSync, un Outlook ingegnosamente semplice ma potenteComponente aggiuntivo 2010 che ti consente di condividere facilmente un gruppo di contatti specifico con chiunque sia connesso alla tua rete. Fondamentalmente è stato sviluppato per consentire agli utenti di condividere facilmente i propri contatti commerciali con i propri colleghi e mantenere sempre sincronizzati i propri gruppi di contatti condivisi. Ti consente di cambiare il gruppo di contatti condivisi, aggiungere, rimuovere e modificare i contatti e sostituire la categoria di contatti condivisi attualmente sincronizzata con qualsiasi gruppo di contatti di tua scelta. Inoltre, ContactSync implementa una duplice tecnica di risoluzione dei conflitti per la deduplicazione dei contatti condivisi. Quando condividi un contatto, cerca immediatamente un contatto con nome e indirizzo email simili per impedire il salvataggio di voci duplicate nel gruppo di contatti condiviso. Utilizza anche FileAs e E-mail i campi identificano lo stesso contatto. Leggi oltre il salto per i dettagli.
Se stai utilizzando un account MS Exchange e hai già creato un Cartella pubblica, quindi apri Outlook e crea un nuovo contattocartella nella gerarchia di cartelle condivise per condividerla con i colleghi sulla rete. Questo componente aggiuntivo richiede di specificare la cartella dei contatti condivisi per sincronizzare automaticamente i contatti dalla categoria di contatti definita. Ad esempio, puoi scegliere di sincronizzare Contatti di lavoro categoria con cartella contatti condivisa, in modo che i tuoi colleghi possano accedere immediatamente alla versione aggiornata di Contatti di lavoro elenco.
Una volta installato il componente aggiuntivo, è possibile avviarlocome applicazione autonoma dal desktop. L'interfaccia principale fornisce alcune opzioni di base per connettersi a Outlook e selezionare i contatti da condividere. Per iniziare, specifica il profilo di Outlook, seguito dallo slot di sincronizzazione e dalla categoria di contatto che desideri condividere. Una volta terminato, è necessario specificare le cartelle dei contatti, che devono essere sincronizzate. Qui, seleziona prima la cartella dei contatti principale, quindi seleziona la cartella dei contatti pubblici per sincronizzare la categoria di contatti specificata.
Contact Sync ti consente di pianificare la sincronizzazione dei contattiprocessi. Per impostazione predefinita, sincronizza i contatti ogni 30 minuti, ma è possibile modificare l'intervallo di tempo di sincronizzazione dalle impostazioni. Inoltre, puoi scegliere di inserire un indirizzo email per inviare direttamente il registro di sincronizzazione. Questa funzione può essere utile in situazioni in cui è necessario controllare i processi di sincronizzazione dei contatti da posizioni remote.
Dopo aver specificato le cartelle dei contatti, specificarela posizione in cui devono essere spostati i contatti duplicati o i contatti con conflitti. Dopo aver impostato tutte le impostazioni, fare clic su Sincronizza per sincronizzare la categoria di contatti specificata con la cartella pubblica. Genera un file di registro dettagliato ogni volta che sincronizza i contatti con le cartelle definite e se invia una email l'opzione è abilitata in Impostazioni, invia automaticamente il file di registro al destinatario specificato.
Vale la pena ricordare che funziona anchecon la versione standard di Outlook (senza configurazione del server Exchange) e può sincronizzare la categoria di contatti definita con qualsiasi cartella di contatti. La versione gratuita supporta la sincronizzazione di soli 30 contatti con 3 utenti di rete, tuttavia è possibile acquistare la versione Workgroup (costa $ 249) o la versione Corporate (costa $ 999) per aumentare il numero di utenti e il numero di contatti sincronizzati. Supporta Outlook 2003, Outlook 2007 e Outlook 2010.
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