Microsoft Word 2010 enthält Dokument vorbereiten Funktion, um eine stärkere Kontrolle über dieDokumentinhalt, indem Sie seine verschiedenen Optionen wie verwenden; Dokumentschutz, Einbetten der digitalen Signatur in das Dokument, Hinzufügen von Metadateninformationen, Überprüfen der Kompatibilität mit früheren Word-Versionen und Verschlüsselung - Sie können Ihr Dokument widerstandsfähiger und sicherer machen. Es bereitet Ihr Dokument für die weltweite Verbreitung oder Veröffentlichung vor, indem es Optionen zum Durchsetzen verschiedener Aktionen für das Dokument bereitstellt. Sie müssen einem langwierigen Verfahren folgen, um es in Word 2010 zu verwenden, da es standardmäßig ausgeblendet ist. In diesem Beitrag wird erläutert, wie diese Optionen sichtbar gemacht werden und wie die Kernverwendung der einzelnen darin enthaltenen Optionen erklärt wird.
Zunächst müssen wir das machen Bereiten Befehle, die in Word 2010 angezeigt werden, starten Microsoft Word 2010, und gehen Sie zu Datei Menü, klicken Sie auf Optionen und Klicken Sie im linken Fensterbereich auf Fertigen Sie Band besonders an, Im rechten Fenster wählen Sie Alle Befehle von Befehle auswählen Dropdown-Optionen und suchen Sie nach Bereiten Befehl. Nun aus dem linken Bereich, drücken Sie Neue Registerkarte, Ändern Sie den Namen in "Vorbereiten" und klicken Sie dann auf Neue Gruppe Um eine Gruppe auf der neu erstellten Registerkarte zu erstellen, geben Sie ihr einen geeigneten Namen. Klicken Sie jetzt auf Hinzufügen >> Schaltfläche zum Hinzufügen Bereiten Befehl an neu erstellte Gruppe. Klicken okay schließen Word-Optionen Dialog.
Sie sehen das neu erstellte Bereiten Tab. Klicken Bereiten Dropdown-Schaltfläche für weitere Optionen (siehe Abbildung unten).
Wir werden kurz auf alle in diesem Dropdown-Menü verfügbaren Optionen eingehen.
Eigenschaften:
Klicken Eigenschaften zum Hinzufügen von Metadaten, um Ihr Dokument genauer zu beschreiben. Wie im folgenden Screenshot zu sehen, können Sie hinzufügen Autor, Titel, Betreff, Stichwörter, Kategorie, Status, und Bemerkungen.
Klicken Dokumenteigenschaften Für weitere Optionen drücken Sie Erweiterte Eigenschaften um Ihrem Dokument weitere Metadaten hinzuzufügen.
Prüfen:
Mit dieser Funktion können Sie das gesamte Dokument überprüfenindem Sie verschiedene Optionen aktivieren. Es stellt sicher, dass nichts verborgen ist, was der Benutzer später herausfindet, und überprüft, ob Sie in dem Dokument Metadaten angegeben haben, die der Leser nicht wissen soll. Es prüft auch auf unsichtbaren Text, XML (eXtensible Markup Language), der im Dokument, in Kommentarkopfzeilen, Fußzeilen, Wasserzeichen, Revisionen, Versionen und Anmerkungen gespeichert ist.
Wenn Sie auf Dokument überprüfen klicken, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie gefragt werden, welche Art von Inhalten Sie überprüfen möchten. Wenn Sie es mit einem großen Dokument zu tun haben, kann die vollständige Überprüfung einige Zeit in Anspruch nehmen.
Dokument verschlüsseln:
Es ermöglicht dem Benutzer, Dokumente zu schützenGeben Sie ein Kennwort ein, um Ihr Dokument vor unbefugter Verwendung zu schützen und um die Wahrscheinlichkeit einer externen Sicherheitsanfälligkeit zu verringern. Wenn dieses Passwort vergessen wird, kann es nicht wiederhergestellt werden.
Berechtigung einschränken:
Diese Option erleichtert dem Benutzer das Einschränken derVerwendung des Dokuments. Sie können den Benutzern / Lesern dieses Dokuments bestimmte Rechte gewähren, indem Sie sie auf das Nur-Lesen-Recht beschränken, das Drucken untersagen, Änderungen verhindern oder das Dokument auf andere Weise speichern.
Diese Funktion arbeitet mit RMS zusammen(Rights Management Services) für Windows, indem Sie zuerst die Anmeldeinformationen einrichten. Ohne RMS können Sie jedoch weiterhin Einschränkungen definieren, indem Sie die Testversion von Microsoft verwenden. Wenn Sie es zum ersten Mal verwenden, müssen Sie sich anmelden.
Digitale Signatur hinzufügen:
Wie der Name schon sagt, ist es dasselbe wie das Unterzeichnen desDokument in traditioneller Weise. Die geringfügige Änderung besteht darin, dass Ziffern erforderlich sind, um Ihr Dokument als exklusiv zu kennzeichnen. Es bietet dem Benutzer die Möglichkeit, die Integrität und Vertraulichkeit eines Dokuments zu überprüfen. Durch die digitale Signatur des Dokuments können Sie Ihr Dokument besser vor nicht authentifizierter externer Verwendung und Diebstahl schützen und letztendlich das Risiko von Plagiaten verringern.
Sie können aber auch Ihre eigene digitale Signatur erstellenDer Überprüfungsprozess wird nicht von einem zertifizierten Dritten oder einer Verbindungsperson durchgeführt. Aus diesem Grund ist es für den Endbenutzer etwas schwierig, die Echtheit des Dokuments zu überprüfen. Sie können es jedoch auf Ihrem eigenen Computer überprüfen. Der bessere Weg, eine digitale Signatur hinzuzufügen, besteht darin, eine digitale ID von einem Microsoft-Partner zu erhalten.
Als endgültig markieren:
Mit dieser Funktion können Sie das Dokument als endgültige Version markieren. Durch Markieren FinaleWenn die Bearbeitung abgeschlossen ist, wird das Dokument schreibgeschützt und das Dokument gespeichert. Anschließend werden die Eingabe- und Bearbeitungsbefehle deaktiviert und die Korrekturmarkierungen werden deaktiviert.
Überprüfen Sie die Kompatibilität
Mit dieser Funktion kann der Benutzer die Kompatibilität überprüfendes Dokuments mit vorheriger Version von Microsoft Word. Mit dieser Option können Sie feststellen, ob Ihr Dokument in früheren Versionen von Word ordnungsgemäß geladen wird.
Sie können auch unseren zuvor besprochenen Merkzettel lesen und zur zuletzt in Word 2010 bearbeiteten Zeile zurückkehren und Audio in Word 2010 einfügen.
Bemerkungen