Wo wären wir ohne Treffen? Wahrscheinlich wird mehr Arbeit erledigt, aber sobald die Anzahl der Personen, mit denen Sie arbeiten, eine bestimmte Anzahl erreicht, werden Besprechungen notwendig. Die Planung eines Meetings ist nicht einfach. Sie müssen überprüfen und sicherstellen, dass alle Personen verfügbar sind, dass sie wissen, wann die Besprechung stattfindet, und eine Agenda senden. Wenn Sie mit geografisch verteilten, entfernten Teams arbeiten, ist es noch schwieriger, mit verschiedenen Zeitzonen zu arbeiten. Outlook ist in Bezug auf Zeitzonen keine große Hilfe. Sie können jedoch Besprechungseinladungen versenden und sehen, wer eine Besprechung angenommen oder abgelehnt hat. Outlook-Benutzer können Besprechungseinladungen je nach Verfügbarkeit automatisch annehmen oder ablehnen.
Outlook kann Sie warnen, wenn Sie eine Besprechung habenZusammenstoß, so dass es naheliegt, dass es weiß, welche Ihrer Zeitfenster frei sind. Wenn Outlook Besprechungseinladungen automatisch annehmen und ablehnen soll, müssen Sie die Option aktivieren.
Annehmen und Ablehnen von Besprechungseinladungen
Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Datei> Optionen. Wählen Sie im Fenster Optionen die Registerkarte Kalender in der rechten Spalte aus. Scrollen Sie zum Abschnitt "Automatisch annehmen oder ablehnen" und klicken Sie auf "Automatisch annehmen / ablehnen".
Ein kleines Fenster mit drei Optionen wird geöffnet. dasDer erste akzeptiert Besprechungsanfragen, der zweite lehnt diejenigen ab, die mit vorhandenen Einladungen in Konflikt stehen, und der dritte lehnt automatisch Besprechungsanfragen für wiederkehrende Besprechungen ab.
Einschränkungen
Sie können alle diese Optionen aktivieren, müssen sich aber vergewissernpflegen Sie Ihren Zeitplan religiös im Kalender. Wenn Sie eine ungeplante Zeit für die Bearbeitung einer Aufgabe reserviert haben, behandelt der Kalender diese als "verfügbare" Zeit und akzeptiert Besprechungsanfragen dafür.
Wenn Sie nicht alle Aspekte ausfüllen möchtenIm Kalender sollten Sie für Ihren Arbeitstag nur die Option aktivieren, Besprechungsanfragen abzulehnen, die mit anderen Zusagen in Konflikt stehen, und wiederkehrende Besprechungsanfragen abzulehnen. Sie möchten mehr Kontrolle darüber haben, welche Einladungen Sie annehmen.
In Outlook können Sie keine zulässigen Zeiten oder festlegenVerfügbare Stunden, die andere Personen in Ihrer Organisation sehen können, wenn sie Sie zu einer Besprechung einladen. In diesem Fall könnten Sie diese verwenden, um das Annehmen von Einladungen zu automatisieren. Wenn Sie das Annehmen von Besprechungseinladungen weiterhin automatisieren möchten, Ihren Zeitplan jedoch nicht ausfüllen möchten, fügen Sie im Kalender unbenannte Ereignisse für die Stunden hinzu, die Sie für die Arbeit ausgeben möchten. Outlook überprüft nicht, ob Sie ein echtes Ereignis oder eine echte Aufgabe hinzufügen. Fügen Sie also einfach etwas hinzu und machen Sie es lang genug, um die Zeit abzudecken, in der Sie nicht an einer Besprechung teilnehmen können. Das ist ein bisschen schuhfetzig, aber es ist die einfachste Lösung, die es gibt.
Bemerkungen