Outlooks Besprechungseinladungen sind eine großartige MöglichkeitSicher weiß jeder, wann und wo ein Meeting ist, und um es ihnen mitzuteilen. Wenn Sie Outlook verwenden, werden durch das Annehmen einer Besprechungseinladung Erinnerungen aktiviert, die Sie darüber informieren, wann der Start erfolgt. Wenn Sie die Einladungen senden, können Sie in Outlook sehen, wie viele Personen die Einladung angenommen haben, und sie bei Bedarf erneut senden. Wenn Sie in Outlook noch nie eine Besprechungseinladung gesendet haben, ist dies möglicherweise ein komplizierter Vorgang, der sich jedoch nur geringfügig vom Senden einer E-Mail unterscheidet.
Besprechungseinladungen in Outlook
Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf der Registerkarte Start auf die Dropdown-Liste Neue Elemente. Wählen Sie im Menü die Option Besprechung.
Ein neues Fenster wird sich öffnen und es wird sich für die meisten öffnenTeil ähneln dem neuen Nachrichtenfenster mit einigen Unterschieden. Hier erstellen Sie das Meeting und senden eine Einladung an die vorgesehenen Empfänger.
Da dies eine Besprechungseinladung ist, wird es habenFelder für Ort und Start- und Endzeit. Wählen Sie den Ort aus, an dem die Besprechung stattfinden soll, und legen Sie die Start- und Endzeit sowie das Datum fest, an dem die Besprechung stattfinden soll. Die Besprechung hat auch einen "Körper", in dem Sie zusätzliche Details hinzufügen können, z. B. eine Besprechungsagenda. Sie können auch Dateien an die Einladung anhängen, es ist jedoch nicht ersichtlich, wie. Sie müssen lediglich eine Datei per Drag & Drop in das Besprechungsfenster ziehen und diese wird angehängt.
Wenn alles eingestellt wurde, klicken Sie in das Feld AnFeld und geben Sie die E-Mails aller Personen ein, die Sie zur Besprechung einladen möchten. Standardmäßig fordert die Einladung die Empfänger auf, die Einladung entweder anzunehmen oder abzulehnen. Außerdem können sie alternative Zeiten für die Teilnahme an der Besprechung vorschlagen, wenn sie zum vorgeschlagenen Zeitpunkt nicht an der Besprechung teilnehmen können.
Klicken Sie auf Senden und Ihre Einladung wird gesendet.
Etikette für Besprechungseinladungen
Mit den Besprechungseinladungen von Outlook können SieStellen Sie jedoch sicher, dass jeder weiß, wo und wann er sein muss, und verwenden Sie sie als einzige Möglichkeit, um ein Meeting einzurichten. Das ständige Hin- und Hergehen über eine Einladung, um zu versuchen, die Zeit festzulegen, ist kontraproduktiv und ärgerlich. Es ist eine bessere Idee, mit den beabsichtigten Teilnehmern einer Besprechung über einen persönlichen Kommunikationskanal zu sprechen, z. chatte oder sprich persönlich mit ihnen, um herauszufinden, welche Zeiten für jeden geeignet sind, und sende dann eine Einladung aus, die jeder annehmen kann.
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