Vil du dele en spesifikk Outlook-kontaktgruppepå tvers av nettverksbrukere, men ønsker ikke oppstyret med å måtte velge og sende manuelt kontaktkort fra adresseboken og sende dem til tilkoblede brukere? Møte ContactSync, et genialt enkelt, men likevel kraftig Outlook2010-tillegg som lar deg enkelt dele en spesifikk kontaktgruppe med alle som er koblet til nettverket ditt. Den er i utgangspunktet utviklet for å la brukere enkelt dele sine forretningskontakter med sine medarbeidere og holde sine delte kontaktgrupper synkronisert hele tiden. Den lar deg endre den delte kontaktgruppen, legge til, fjerne og redigere kontakter og erstatte den for øyeblikket synkroniserte delte kontaktkategorien med en hvilken som helst kontaktgruppe du ønsker. I tillegg implementerer ContactSync duplisert konfliktløsningsteknikk for de-duplisering av delte kontakter. Når du deler en kontakt, ser den umiddelbart etter kontakt med lignende navn og e-postadresse for å forhindre lagring av dupliserte oppføringer i delt kontaktgruppe. Den bruker også FileAs og e-post felt identifiserer den samme kontakten. Les forbi hoppet for detaljer.
Hvis du bruker MS Exchange-konto, og allerede har opprettet en Offentlig mappe, åpne Outlook og opprette en ny kontaktmappe i delt mappehierarki for å dele det med kollegene i nettverket. Dette tillegget krever at du spesifiserer den delte kontaktmappen for automatisk å synkronisere kontaktene fra definert kontaktkategori. For eksempel kan du velge å synkronisere Arbeidskontakter kategori med delt kontaktmappe, slik at dine medarbeidere umiddelbart kan få tilgang til den oppdaterte versjonen av Arbeidskontakter liste.
Når tillegget er installert, kan du starte detsom et frittstående program fra skrivebordet. Hovedgrensesnittet gir noen grunnleggende alternativer for å koble til Outlook og velge kontakter du vil dele. For å begynne, spesifiser Outlook-profilen, etterfulgt av Sync Slot og Contact-kategorien du vil dele. Når du er ferdig, må du spesifisere kontaktmappene, som skal synkroniseres. Her velger du først hovedkontaktmappen og deretter velger den offentlige kontaktmappen for å synkronisere den angitte kontaktkategorien.
Kontaktsynkronisering lar deg planlegge kontaktsynkroniseringprosess. Som standard synkroniserer det kontakter etter hvert 30. minutt, men du kan endre synkroniseringens tidsintervall fra innstillinger. I tillegg kan du velge å oppgi en e-postadresse for å sende synkroniseringslogg direkte. Denne funksjonen kan komme til nytte i situasjoner der du trenger å sjekke kontaktsynkroniseringsprosessene fra eksterne steder.
Etter å ha spesifisert kontakter mappene, spesifiserstedet der dupliserte kontakter eller kontakter med konflikter skal flyttes. Når alle innstillingene er på plass, klikker du på Synkroniser for å synkronisere spesifisert kontaktskategori med offentlig mappe. Den genererer en detaljert loggfil hver gang den synkroniserer kontakter med definerte mapper, og hvis Send e-post alternativet er aktivert i Innstillinger, sender det loggfilen automatisk til spesifisert mottaker.
Det er verdt å nevne her at det også fungerermed standard Outlook-versjon (uten Exchange-serverkonfigurasjon), og kan synkronisere definert kontaktkategori med hvilken som helst kontaktmappe. Gratisversjonen støtter kun synkronisering av 30 kontakter med 3 nettverksbrukere, men du kan kjøpe arbeidsgruppeversjon (koster $ 249) eller bedriftsversjon (koster $ 999) for å øke antall brukere så vel som antall synkroniserte kontakter. Den støtter Outlook 2003, Outlook 2007 og Outlook 2010.
Last ned ContactSync
kommentarer