เตรียมเอกสาร Word 2010 สำหรับการแจกจ่าย [เมนูเตรียม]

Microsoft Word 2010 รวมถึง เตรียมเอกสาร ฟีเจอร์เพื่อให้การควบคุมที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นเนื้อหาเอกสารโดยใช้ตัวเลือกต่าง ๆ เช่น; การป้องกันเอกสารฝังลายเซ็นดิจิตอลในเอกสารเพิ่มข้อมูลเมตาตรวจสอบความเข้ากันได้กับ Word รุ่นก่อนหน้าและการเข้ารหัสคุณสามารถทำให้เอกสารของคุณยืดหยุ่นและป้องกันได้มากขึ้น มันเตรียมเอกสารของคุณสำหรับการจัดจำหน่ายหรือสิ่งพิมพ์ทั่วโลกโดยให้ตัวเลือกในการบังคับใช้การกระทำที่แตกต่างกันมากกว่าเอกสาร คุณต้องทำตามขั้นตอนที่น่าเบื่อเพื่อใช้ใน Word 2010 เนื่องจากถูกซ่อนไว้ตามค่าเริ่มต้น โพสต์นี้จะกล่าวถึงวิธีการทำให้ตัวเลือกเหล่านี้ปรากฏชัดเจนและอธิบายการใช้งานหลักของแต่ละตัวเลือกที่สรุปได้

ในการเริ่มต้นด้วยเราจำเป็นต้องทำ เตรียมการ คำสั่งที่ปรากฏใน Word 2010 สำหรับสิ่งนี้เปิดตัว Microsoft Word 2010 ไปที่ ไฟล์ คลิกเมนู ตัวเลือกและ ในบานหน้าต่างด้านซ้ายคลิก ปรับแต่ง Ribbon ในบานหน้าต่างด้านขวาให้เลือก คำสั่งทั้งหมด จาก เลือกคำสั่ง ตัวเลือกแบบหล่นลงและมองหา เตรียมการ คำสั่ง ตอนนี้จากบานหน้าต่างด้านซ้ายกด แท็บใหม่, เปลี่ยนชื่อเป็นเตรียมแล้วคลิก กลุ่มใหม่ เพื่อสร้างกลุ่มในแท็บที่สร้างขึ้นใหม่ให้ตั้งชื่อที่เหมาะสม ตอนนี้คลิก เพิ่ม >> ปุ่มเพื่อเพิ่ม เตรียมการ คำสั่งไปยังกลุ่มที่สร้างขึ้นใหม่ คลิก ตกลง ใกล้ ตัวเลือกของ Word โต้ตอบ

คุณจะเห็นสิ่งที่สร้างขึ้นใหม่ เตรียมการ แถบ คลิก เตรียมการ ปุ่มแบบหล่นลงสำหรับตัวเลือกเพิ่มเติมตามที่เห็นในภาพหน้าจอด้านล่าง

เราจะพูดคุยสั้น ๆ เกี่ยวกับตัวเลือกทั้งหมดที่มีในเมนูแบบเลื่อนลงนี้

คุณสมบัติ:

คลิก คุณสมบัติ สำหรับการเพิ่มข้อมูลเมตาเพื่ออธิบายเอกสารของคุณในรายละเอียดเพิ่มเติม ดังที่เห็นในภาพหน้าจอด้านล่างคุณสามารถเพิ่ม ผู้แต่ง, ชื่อ, หัวเรื่อง, คำสำคัญ, หมวดหมู่, สถานะ, และ ความคิดเห็น

คลิก คุณสมบัติของเอกสาร สำหรับตัวเลือกเพิ่มเติมให้กด คุณสมบัติล่วงหน้า เพื่อเพิ่มข้อมูลเมตาเพิ่มเติมลงในเอกสารของคุณ

ตรวจสอบ:

คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณตรวจสอบเอกสารทั้งหมดโดยเปิดใช้งานตัวเลือกต่าง ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดซ่อนอยู่ผู้ใช้รายนั้นจะค้นพบในภายหลังและตรวจสอบว่าคุณได้ระบุข้อมูลเมตาใด ๆ ในเอกสารที่คุณไม่ต้องการให้ผู้อ่านทราบหรือไม่ นอกจากนี้ยังตรวจสอบข้อความที่มองไม่เห็น, XML (eXtensible Markup Language) ที่เก็บไว้ในเอกสาร, ส่วนหัวของความคิดเห็น, ส่วนท้าย, ส่วนท้าย, ลายน้ำ, รุ่น, และคำอธิบายประกอบ

เมื่อคลิกตรวจสอบเอกสารไดอะล็อกจะปรากฏขึ้นถามคุณถึงประเภทของเนื้อหาที่คุณต้องการตรวจสอบ? หากคุณกำลังจัดการกับเอกสารขนาดใหญ่กว่าอาจใช้เวลาในการตรวจสอบอย่างสมบูรณ์

เข้ารหัสเอกสาร:

ช่วยให้ผู้ใช้สามารถป้องกันเอกสารได้ป้อนรหัสผ่านที่ป้องกันเอกสารของคุณจากการใช้โดยไม่ได้รับอนุญาตในที่สุดลดความน่าจะเป็นที่จะเกิดช่องโหว่จากภายนอก รหัสผ่านนี้หากลืมไม่สามารถกู้คืนได้

การ จำกัด สิทธิ์:

ตัวเลือกนี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ จำกัด การการใช้เอกสาร คุณสามารถให้สิทธิ์เฉพาะแก่ผู้ใช้ / ผู้อ่านของเอกสารนี้โดยการ จำกัด ให้ผู้ใช้อ่านเท่านั้นห้ามพิมพ์ป้องกันการเปลี่ยนแปลงหรือบันทึกเอกสารด้วยวิธีอื่นใด

คุณลักษณะนี้ทำงานร่วมกับ RMS(บริการจัดการสิทธิ์) สำหรับ Windows โดยการตั้งค่าข้อมูลรับรองก่อน อย่างไรก็ตามหากไม่มี RMS คุณยังคงสามารถกำหนดข้อ จำกัด ได้โดยใช้รุ่น trail จาก Microsoft หากคุณใช้งานเป็นครั้งแรกคุณจะต้องสมัครใช้งาน

เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล:

ชื่อมีความหมายเหมือนกันกับการลงชื่อเอกสารในแบบดั้งเดิม การเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยคือมันต้องมีตัวเลขเพื่อทำเครื่องหมายเอกสารของคุณเป็นเอกสิทธิ์ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารและการรักษาความลับโดยการลงนามในเอกสารคุณสามารถทำให้เอกสารของคุณได้รับการปกป้องจากการใช้งานภายนอกที่ไม่ได้รับอนุญาตและการโจรกรรมในท้ายที่สุด

คุณสามารถสร้างลายเซ็นดิจิทัลของคุณเองได้เช่นกันกระบวนการตรวจสอบไม่ได้ดำเนินการโดยส่วนที่สามที่ได้รับการรับรองใด ๆ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารจะเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ใช้ปลายทาง แต่คุณยังสามารถตรวจสอบได้ในคอมพิวเตอร์ของคุณเอง วิธีที่ดีกว่าในการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลคือรับรหัสดิจิทัลจากคู่ค้าของ Microsoft

ทำเครื่องหมายว่าสุดท้าย:

คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณทำเครื่องหมายเอกสารว่าเป็นรุ่นสุดท้าย โดยการทำเครื่องหมาย สุดท้ายหมายความว่าการแก้ไขเสร็จสมบูรณ์จากนั้นตั้งค่าเอกสารให้เป็นแบบอ่านอย่างเดียวและบันทึกเอกสารในที่สุดปิดใช้งานคำสั่งการพิมพ์และการแก้ไขและเครื่องหมายการพิสูจน์อักษรจะถูกปิด

ตรวจสอบความเข้ากันได้

คุณสมบัตินี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถตรวจสอบความเข้ากันได้ของเอกสารด้วย Microsoft Word รุ่นก่อนหน้า ผ่านตัวเลือกนี้คุณสามารถดูว่าเอกสารของคุณจะโหลดอย่างถูกต้องใน Word รุ่นก่อนหน้าหรือไม่

นอกจากนี้คุณยังสามารถเช็คเอาท์จดจำก่อนหน้านี้ของเราและกลับไปที่บรรทัดสุดท้ายที่แก้ไขใน Word 2010 และแทรกเสียงใน Word 2010