Microsoft Word 2010 включає Підготуйте документ функція, щоб дати більш потужний контроль наддокументувати вміст, використовуючи різні його варіанти, такі як; захист документів, вбудовування цифрового підпису в документ, додавання інформації про метадані, перевірка сумісності з попередньою версією Word та шифрування, ви можете зробити свій документ більш стійким та захищеним. Він готує ваш документ до розповсюдження чи публікації у всьому світі, надаючи варіанти для здійснення різних дій над документом. Щоб використовувати його в Word 2010, вам потрібно дотримуватися виснажливої процедури, оскільки вона за замовчуванням прихована. У цій публікації буде розкрито, як зробити ці параметри очевидними та пояснити основне використання кожного варіанту, який він інкапсулює.
Для початку нам потрібно зробити Підготуватися команди, видимі в Word 2010, для цього запустіть Microsoft Word 2010, перейдіть до Файл меню, натисніть Параметри та у лівій панелі клацніть Налаштувати стрічку, у правій області вибору Усі команди з Вибирайте команди випадаючі варіанти та шукайте Підготуватися командування. Тепер з лівої панелі натисніть Нова вкладка, змінити ім’я на Підготувати, а потім натисніть кнопку Нова група щоб створити групу на новоствореній вкладці, дайте їй відповідну назву. Тепер натисніть Додати >> кнопку для додання Підготуватися команда новоствореній групі. Клацніть гаразд закрити Параметри слова діалог.
Ви побачите новостворене Підготуватися вкладка. Клацніть Підготуватися кнопка випадаючого меню, щоб отримати додаткові параметри, як показано на скріншоті нижче.
Ми коротко обговоримо кожен варіант, доступний у цьому спадному меню.
Властивості:
Клацніть Властивості для додавання метаданих, щоб більш детально описати ваш документ. Як видно на скріншоті нижче, ви можете додати Автор, Заголовок, Тема, Ключові слова, Категорія, Статус, і Коментарі.
Клацніть Властивості документа для отримання додаткових варіантів натисніть Попередні властивості щоб додати більше метаданих у ваш документ.
Перевірити:
Ця функція дозволяє оглянути весь документшляхом включення різних варіантів. Він гарантує, що немає нічого прихованого, це дізнається користувач пізніше, і перевіряє, чи вказали ви будь-які метадані в документі, про які ви не хочете, щоб читач знав. Він також перевіряє наявність непомітного тексту, XML (eXtensible Markup Language), що зберігається в документі, заголовках коментарів, колонтитулах, водяних знаках, редакціях, версіях та анотаціях.
Після натискання Перевірити документ з'явиться діалогове вікно із запитом того, який вміст ви хочете перевірити? Якщо ви маєте справу з величезним документом, то це може зайняти деякий час, щоб повністю його перевірити.
Шифрувати документ:
Це дозволяє користувачеві захищати документ, ви можетевведіть пароль, який утримує ваш документ від будь-якого несанкціонованого використання, з часом зменшить ймовірність будь-якої зовнішньої вразливості. Цей пароль, якщо його забути, неможливо відновити.
Обмежити дозвіл:
Ця опція полегшує користувачеві обмеженнявикористання документа. Ви можете надати певні права користувачам / читачам цього документа, обмеживши його лише для читання, заборонивши друкувати, запобігти будь-яким змінам або зберегти документ будь-якими іншими способами.
Ця функція працює у співпраці з RMS(Служби управління правами) для Windows, попередньо налаштувавши облікові дані. Однак без RMS ви все одно можете визначити обмеження, використовуючи версію trail від Microsoft. Якщо ви використовуєте його вперше, вам потрібно зареєструватися.
Додайте цифровий підпис:
Як випливає з назви, це те саме, що підписуватидокумент традиційним чином. Незначна зміна полягає в тому, що для цього потрібні цифри для позначення вашого документа як ексклюзивного. він надає користувачеві можливість перевірити цілісність та конфіденційність документа, цифровим підписом документа ви можете зробити свій документ більш захищеним від будь-якого несанкціонованого зовнішнього використання та крадіжок, в кінцевому рахунку зменшує ймовірність будь-якого виду плагіату.
Ви також можете зробити свій цифровий підпис, алепроцес перевірки не проводиться жодною сертифікованою третьою частиною або зв’язком, тому перевірка справжності документа буде дещо складною для кінцевого користувача, все ж ви можете перевірити це на власному комп’ютері. Кращий спосіб додати цифровий підпис - це отримати цифровий ідентифікатор від партнера Microsoft.
Позначити як остаточний:
Ця функція дозволяє позначити документ як остаточну версію. По маркуванню Фінал, це означає, що редагування завершено, тоді він встановлює документ лише для читання та збереження документа, врешті-решт вимикає команди набору та редагування, і позначки перевірки будуть вимкнені.
Перевірте сумісність
Ця функція дозволяє користувачеві перевіряти сумісністьдокумента з попередньою версією Microsoft Word. Завдяки цій опції ви зможете побачити, чи буде ваш документ належним чином завантажено попередні версії Word.
Ви також можете перевірити наші раніше переглянуті запам'ятовування та повернутися до останнього рядка, відредагованого в Word 2010 та Вставити аудіо в Word 2010.
Коментарі