Sestavení seznamu nejdůležitějších e-mailů zvíce nakonfigurovaných e-mailových účtů v aplikaci Outlook se stává téměř nemožným, když musíte každý den řešit velké množství e-mailů. Ze všech úkolů souvisejících s e-mailem trvá odfiltrování důležitých zpráv několik hodin manuálního vyhledávání, pokud nepoužíváte aplikaci, která vám pomůže najít důležité e-maily z definovaných složek poštovní schránky. Advance Folders Watch je komplexní vyhledávání pošty a doplněk filtrůpro aplikaci Outlook, vyvinutou pro členy týmu technické podpory, analytiky, manažery a podobně, kteří potřebují implementovat mechanismus automatického třídění e-mailů, aby mohli rychle vypsat důležité e-maily v daný den. Advance Folders Watch podporuje poštovní účty Exchange i IMAP / POP3, což uživatelům umožňuje sledovat pracovní i soukromé zprávy, e-maily a konverzace.
To, co dělá to naprosto užitečným, je způsob, jakým jevytváří a spravuje seznam důležitých e-mailů. Zpracovatelnost se točí kolem uživatelem definované sady pravidel a podmínek pro kontrolu každé vybrané složky poštovní schránky, zda neobsahuje důležité e-maily. Můžete definovat úroveň priority s každou podmínkou / pravidlem pro další označení významu zpráv. Podobně jako nativní e-mailový oznamovací systém aplikace Outlook, používá svůj vlastní oznamovací systém, který vám připomene nejnovější e-maily a zprávy, které byly filtrovány podle definovaných pravidel. Zvuk můžete přiřadit k vyskakovacím oknům výstrah a vytvořit oznámení v určené složce aplikace Outlook.
Po instalaci doplňku jej najdetena kartě Doplňky. Než přejdete na kartu Doplňky, musíte vybrat složky poštovní schránky, které chcete sledovat, a vytvořit pravidla pro odfiltrování důležitých e-mailů. V nabídce Soubor klepněte na příkaz Možnosti, vyberte doplňky z levého postranního panelu a vyberte ze seznamu Advance Folders Watch. Nyní klikněte na Možnosti doplňků a vytvořte pravidla pro odfiltrování důležitých e-mailů.
V okně Advance Folders Watch klepněte na Přidat dospusťte průvodce vytvořením pravidla. Průvodce vás provede rozsáhlým procesem definování pravidel a podmínek pro vytvoření důležitého seznamu e-mailů. Prvním krokem je dát pravidlu vhodné jméno. Ve druhém kroku musíte vybrat všechny složky, které mají být neustále sledovány pro nové a důležité e-maily.
Po výběru složek klikněte na Další a pokračujte dále. V tomto kroku musíte zadat slova, fráze, symboly, které chcete filtrovat pouze z určených poštovních polí aplikace Outlook nebo všech polí.
Podobně další krok umožňuje zadávat slovakteré nejsou obsaženy v polích specifikovaných aplikací Outlook nebo ve všech polích. Posledním krokem je nastavení oznámení pro pravidlo. Zde můžete k rozbalovací zprávě přiřadit soubor WAV a umožnit vytváření příspěvků a kopií v definované složce aplikace Outlook.
Po vytvoření pravidla se pravidlo otevředialogové okno nastavení pro kontrolu a změnu filtrů, nastavení oznámení, sledovaných složek atd. Na kartě Test můžete spustit testovací běh, abyste zkontrolovali, kolik zpráv bude filtrováno tímto pravidlem.
Když najde nějakou novou a důležitou zprávu neboe-mail filtrovaný podle definovaných podmínek, na obrazovce se objeví upozornění, které vám umožní otevírat e-maily přímo, aniž byste je museli hledat ve složkách poštovní schránky. Seznam oznámení najdete také v části Sledování složek Advance Folders Watch na kartě Doplňky.
Po provedení všech oznámení proveďtenezapomeňte kliknout na jasná oznámení na panelu nástrojů, abyste se vyhnuli opakovanému získávání stejných oznámení. Panel nástrojů umožňuje otevřít vybraný dokument, napsat rychlou odpověď, přeposlat vybranou zprávu a e-mail, přesunout vybranou položku do složky, přepnout do složky dokumentu a odstranit vybrané oznámení. Advance Folders Watch poskytuje nejpohodlnější, ale nejúčinnější způsob třídění denních e-mailů podle definovaných podmínek. Funguje v aplikacích Outlook 2003, Outlook 2007 a Outlook 2010.
Stáhněte si Advance Folders Watch
Komentáře