Aplikace Outlook umožňuje vytvářet pravidla pro vaše e-mailyodesílat a přijímat. Pravidla jsou skvělá funkce automatizace, která vám pomůže kontrolovat a třídit váš e-mail. Dalším stejně působivým, ale méně diskutovaným prvkem v aplikaci Outlook jsou Rychlé kroky. Jedná se o automatizační funkci, která automatizuje akce, jako je přesun e-mailů nebo jejich kopírování. Pomocí Rychlých kroků můžete přesunout všechny nové e-maily do konkrétní složky jedním kliknutím. Tím se přesunou z vaší doručené pošty do jejich vlastní vyhrazené složky „Today“. Nastavení trvá velmi málo a rychlý krok můžete spustit několikrát denně. Tady je to, co musíte udělat.
Ve výchozím nastavení aplikace Outlook třídí e-maily do datasekce „Dnes“, „Včera“ a „Minulý týden“. Je velmi snadné, abyste se náhodou přesunuli na e-mail, který byl obdržen „Včera“, zatímco procházíte e-maily, které jste obdrželi „Dnes“. Je tomu tak proto, že sekce „Dnes“ a „Včera“ nejsou jiná místa. Jsou to pouze relativní časové úseky ve vaší doručené poště. Tyto sekce použijeme k přesunutí všech nových e-mailů do složky.
Spusťte aplikaci Outlook. Na kartě Domů klikněte v panelu nástrojů „Rychlé kroky“ na „Vytvořit nový“.
Otevře se nové okno pro konfiguraci nového rychlého kroku. Pojmenujte Rychlý krok. Pokud mu nedáte jméno, zdědí jméno z akce, kterou jste pro něj nastavili.
Otevřete rozbalovací nabídku Akce a vyberte ‘Přesunout dosložky “z uvedených možností. Aplikace Outlook vás požádá, abyste vybrali složku nebo vytvořili novou. Vytvořte novou složku s názvem „Dnes“. V části „Volitelné“ ve stejném okně nastavte klávesovou zkratku pro spuštění rychlého kroku. Klikněte na „Dokončit“ a jste hotovi.
Vraťte se do aplikace Outlook a sbalte část „Dnes“. Vyberte ji tak, aby měla světle modrou barvu. Když vyberete sekci „Dnes“ v jejím sbaleném stavu, vyberete také všechny e-maily v ní.
Klepněte na Rychlý krok, který jste právě vytvořili v panelu nástrojů Rychlé kroky, nebo klepněte na klávesovou zkratku, kterou jste pro něj nastavili.
Všechny e-maily, které jste dnes dostali, budou přesunuty do složky, kterou jste vytvořili / nastavili v Rychlém kroku. Když tyto e-maily procházíte, nedokončíte procházení starších e-mailů náhodou.
Můžete vytvořit další rychlý krok, který se odstranívšechny e-maily ze složky „Dnes“, kterou jste právě vytvořili. Tím zajistíte, že složka bude na konci dne prázdná a připravená na další dávku e-mailů. Pomocí sady rychlých kroků můžete přesunout všechny e-maily, které jste dnes dostali, do nové složky. Rychlý krok můžete spustit vícekrát denně a při příjmu třídit nové e-maily.
Tento tip je zbytečný, pokud se vám nepodaří vymazat složku „Today“ na konci každého dne. Nakonec skončíte s další složkou plnou e-mailů.
Komentáře