Outlook giver dig mulighed for at oprette regler for de e-mails dusend og modtag. Regler er en fantastisk automatiseringsfunktion, der hjælper dig med at kontrollere og sortere din e-mail. En anden lige så imponerende men mindre omtalte funktion i Outlook er Quick Steps. Det er en automatiseringsfunktion, der automatiserer handlinger som at flytte e-mails eller kopiere dem. Ved hjælp af hurtige trin kan du flytte alle nye e-mails til en bestemt mappe med et enkelt klik. Dette vil flytte dem ud af din indbakke og ind i deres egen dedikerede 'Today' -mappe. Det tager meget lidt at konfigurere, og du kan køre det hurtige trin flere gange om dagen. Her er hvad du skal gøre.
Som standard sorterer Outlook e-mails i dateretsektioner, dvs. 'I dag', 'I går' og 'Sidste uge'. Det er meget nemt for dig at flytte til en e-mail, der blev modtaget 'I går', mens du cykler gennem e-mails, du har modtaget 'I dag'. Dette skyldes, at sektionerne "I dag" og "I går" ikke er forskellige placeringer. De er bare relative tidsafsnit i din indbakke. Vi bruger disse sektioner til at flytte alle nye e-mails til en mappe.
Åbn Outlook. På fanen Hjem skal du klikke på 'Opret nyt' i værktøjskassen 'Hurtige trin'.
Et nyt vindue åbnes til konfiguration af et nyt hurtigt trin. Giv Quick Step et navn. Hvis du ikke giver det et navn, arver det navnet fra handlingen, du har angivet til det.
Åbn rullemenuen Handlinger, og vælg 'Flyt tilmappe 'fra de angivne indstillinger. Outlook beder dig om at vælge en mappe eller oprette en ny. Opret en ny mappe kaldet 'I dag'. Under afsnittet 'Valgfrit' i dette samme vindue skal du indstille en tastaturgenvej til at udløse Quick Step. Klik på 'Færdig', så er du færdig.
Vend tilbage til Outlook og kollaps sektionen 'I dag'. Vælg det, så det har et lyseblå højlys. Når du vælger sektionen 'I dag' i den kollapsede tilstand, vælger du også alle e-mails i det.
Klik på det hurtige trin, du lige har oprettet i værktøjskassen til hurtige trin, eller tryk på den tastaturgenvej, du angav til den.
Alle e-mails, du har modtaget i dag, flyttes til den mappe, du oprettede / indstillede under Quick Step. Når du går igennem disse e-mails, ender du ikke ved at gennemse ældre e-mails.
Du kan oprette endnu et hurtigt trin, der sletteralle e-mails fra den 'Today' -mappe, du lige har oprettet. Dette vil sikre, at mappen er tom og klar til den næste batch af e-mails i slutningen af dagen. Du kan bruge et sæt hurtige trin for at sikre dig, at du flytter alle e-mails, du har modtaget i dag, til den nye mappe. Du kan køre det hurtige trin flere gange om dagen og sortere nye e-mails, når de ankommer.
Dette tip er nytteløst, hvis du ikke renser mappen 'Today' ved slutningen af hver dag. Du ender med en anden mappe fuld af e-mails.
Kommentarer