आउटलुक आपको ईमेल के लिए नियम बनाने देता हैभेजें और पाएं। नियम एक महान स्वचालन सुविधा है जो आपको अपने ईमेल को नियंत्रित और सॉर्ट करने में मदद करती है। आउटलुक में एक और समान रूप से प्रभावशाली लेकिन कम बात की गई क्विक स्टेप्स है। यह एक स्वचालन सुविधा है जो चलती ईमेल या उन्हें कॉपी करने जैसी क्रियाओं को स्वचालित करती है। त्वरित चरणों का उपयोग करके, आप एक क्लिक में सभी नए ईमेल को एक विशिष्ट फ़ोल्डर में स्थानांतरित कर सकते हैं। यह उन्हें आपके इनबॉक्स से बाहर ले जाएगा और उनके अपने 'समर्पित' फोल्डर में। इसे सेट करने में बहुत कम समय लगता है और आप दिन में कई बार क्विक स्टेप चला सकते हैं। यहाँ आपको क्या करना है
डिफ़ॉल्ट रूप से, Outlook ईमेल को दिनांकित में क्रमबद्ध करता हैअनुभाग यानी 'आज', 'कल', और 'अंतिम सप्ताह' आपके लिए यह बहुत आसान है कि आप गलती से किसी ऐसे ईमेल पर चले जाएं, जिसे आपने you टुडे ’को प्राप्त किया था। इसका कारण यह है कि 'आज' और 'कल' खंड अलग-अलग स्थानों पर नहीं हैं। वे आपके इनबॉक्स में केवल सापेक्ष समय खंड हैं। हम सभी अनुभागों को एक फ़ोल्डर में ले जाने के लिए इन अनुभागों का उपयोग करेंगे।
Outlook खोलें। होम टैब पर, tool क्विक स्टेप्स ’टूलबॉक्स में New क्रिएट न्यू’ पर क्लिक करें।
नया क्विक स्टेप कॉन्फ़िगर करने के लिए एक नई विंडो खुलेगी। क्विक स्टेप को एक नाम दें। यदि आप इसे कोई नाम नहीं देते हैं, तो यह आपके द्वारा निर्धारित क्रिया से नाम को प्राप्त करेगा।
कार्रवाई ड्रॉपडाउन खोलें और to मूव टू का चयन करेंसूचीबद्ध विकल्पों में से फ़ोल्डर '। आउटलुक आपको एक फ़ोल्डर का चयन करने या एक नया बनाने के लिए कहेगा। 'आज' नामक एक नया फ़ोल्डर बनाएँ। इसी विंडो पर ‘ऑप्शनल’ सेक्शन के तहत, क्विक स्टेप को ट्रिगर करने के लिए एक कीबोर्ड शॉर्टकट सेट करें। 'समाप्त' पर क्लिक करें और आप सभी काम कर चुके हैं।
आउटलुक पर लौटें और ’टुडे’ सेक्शन को संक्षिप्त करें। इसे चुनें ताकि इसमें हल्का नीला हाइलाइट हो। जब आप इसकी ढहती स्थिति में ’टुडे’ अनुभाग का चयन करते हैं, तो आप इसमें सभी ईमेल भी चुनते हैं।
त्वरित चरण टूलबॉक्स में आपके द्वारा बनाए गए त्वरित चरण पर क्लिक करें, या इसके लिए आपके द्वारा निर्धारित कीबोर्ड शॉर्टकट पर टैप करें।
आज आपके द्वारा प्राप्त किए गए सभी ईमेल आपके द्वारा बनाए गए फ़ोल्डर में चले जाएंगे / क्विक स्टेप के तहत सेट किया जाएगा। जब आप इन ईमेल के माध्यम से साइकिल चलाते हैं, तो आप गलती से पुराने ईमेल ब्राउज़ नहीं करेंगे।
आप एक और क्विक स्टेप बना सकते हैं जो डिलीट हो जाएआपके द्वारा अभी बनाए गए ’Today’ फोल्डर के सभी ईमेल। यह सुनिश्चित करेगा कि फ़ोल्डर दिन के अंत में ईमेल के अगले बैच के लिए खाली और तैयार हो। आप सुनिश्चित करें कि आप आज प्राप्त किए गए सभी ईमेल को नए फ़ोल्डर में स्थानांतरित करने के लिए त्वरित चरणों का एक सेट का उपयोग कर सकते हैं। आप एक दिन में कई बार क्विक स्टेप चला सकते हैं और नए ईमेल आने पर उन्हें सॉर्ट कर सकते हैं।
यदि आप प्रत्येक दिन के अंत में 'टुडे' फ़ोल्डर को शुद्ध करने में विफल रहते हैं तो यह टिप बेकार है। आप ईमेल से भरे किसी अन्य फ़ोल्डर के साथ समाप्त हो जाएंगे।
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