รวบรวมรายชื่ออีเมลที่สำคัญที่สุดจากบัญชีอีเมลที่กำหนดค่าหลายบัญชีใน Outlook กลายเป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้เมื่อคุณต้องจัดการกับอีเมลจำนวนมากทุกวัน จากงานที่เกี่ยวข้องกับอีเมลทั้งหมดการกรองข้อความสำคัญใช้เวลานานในการค้นหาด้วยตนเองเว้นแต่คุณจะใช้แอปพลิเคชันที่สามารถช่วยคุณค้นหาอีเมลสำคัญจากโฟลเดอร์กล่องจดหมายที่กำหนด ดูโฟลเดอร์ล่วงหน้า เป็นการค้นหาจดหมายที่ครอบคลุมและเพิ่มตัวกรองสำหรับ Outlook พัฒนาขึ้นสำหรับสมาชิกในทีมสนับสนุนด้านเทคนิคนักวิเคราะห์ผู้จัดการและผู้ที่ต้องการใช้กลไกการคัดแยกจดหมายอัตโนมัติเพื่อให้สามารถจดรายการอีเมลสำคัญ ๆ ของวันใดวันหนึ่งได้อย่างรวดเร็ว Advance Folders Watch รองรับบัญชีอีเมล Exchange และ IMAP / POP3 ช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตามดูการทำงานและข้อความส่วนตัวอีเมลและการสนทนา
สิ่งที่ทำให้มีประโยชน์อย่างเต็มที่คือวิธีการสร้างและจัดการรายการอีเมลสำคัญ ความสามารถในการทำงานนั้นจะหมุนรอบชุดของกฎและเงื่อนไขที่ผู้ใช้กำหนดเพื่อตรวจสอบแต่ละโฟลเดอร์กล่องจดหมายที่เลือกสำหรับอีเมลสำคัญ คุณสามารถกำหนดระดับความสำคัญกับแต่ละเงื่อนไข / กฎเพื่อทำเครื่องหมายความสำคัญของข้อความเพิ่มเติม เช่นเดียวกับระบบแจ้งเตือนอีเมลเนทีฟของ Outlook ระบบปรับใช้ระบบการแจ้งเตือนของตนเองเพื่อเตือนคุณเกี่ยวกับอีเมลและข้อความล่าสุดที่ถูกกรองตามกฎที่กำหนดไว้ คุณสามารถเชื่อมโยงเสียงกับป๊อปอัปการแจ้งเตือนและสร้างโพสต์การแจ้งเตือนในโฟลเดอร์ Outlook ที่ระบุ
หลังจากติดตั้ง Add-in แล้วคุณจะพบมันจากแท็บ Add-In ก่อนที่จะมุ่งหน้าไปยังแท็บ Add-in คุณต้องเลือกโฟลเดอร์กล่องจดหมายเพื่อดูและสร้างกฎสำหรับการกรองอีเมลที่สำคัญ บนเมนูไฟล์คลิกตัวเลือกเลือก Add-in จากแถบข้างด้านซ้ายแล้วเลือก Advance Folders Watch จากรายการ ตอนนี้คลิกตัวเลือก Add-in เพื่อสร้างกฎสำหรับกรองอีเมลสำคัญ
ในหน้าต่าง Advance Folders Watch คลิก Add toเริ่มตัวช่วยสร้างการสร้างกฎ ตัวช่วยจะแนะนำขั้นตอนการกำหนดกฎและเงื่อนไขเพื่อสร้างรายการอีเมลที่สำคัญ ขั้นตอนแรกคือการตั้งชื่อให้เหมาะสมกับกฎ ในขั้นตอนที่สองคุณจะต้องเลือกโฟลเดอร์ทั้งหมดที่ต้องคอยดูอีเมลใหม่และสำคัญ
เมื่อเลือกโฟลเดอร์แล้วให้คลิกถัดไปเพื่อดำเนินการต่อไป ในขั้นตอนนี้คุณต้องป้อนคำวลีสัญลักษณ์ที่คุณต้องการกรองจากเขตข้อมูลอีเมล Outlook ที่ระบุหรือเขตข้อมูลทั้งหมด
ในทำนองเดียวกันขั้นตอนต่อไปให้คุณป้อนคำซึ่งไม่มีอยู่ในเขตข้อมูลที่ระบุของ Outlook หรือเขตข้อมูลทั้งหมด ขั้นตอนสุดท้ายคือการตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับกฎ ที่นี่คุณสามารถเชื่อมโยงไฟล์ WAV กับข้อความป๊อปอัปและอนุญาตให้สร้างโพสต์และคัดลอกในโฟลเดอร์ Outlook ที่กำหนดไว้
เมื่อสร้างกฎแล้วจะเปิดกฎของคุณกล่องโต้ตอบการตั้งค่าเพื่อตรวจสอบและเปลี่ยนแปลงตัวกรองการตั้งค่าการแจ้งเตือนโฟลเดอร์ที่ถูกตรวจสอบ ฯลฯ จากแท็บทดสอบคุณสามารถเรียกใช้การทดสอบเพื่อตรวจสอบว่ามีอีเมลจำนวนเท่าใดที่จะถูกกรองผ่านกฎนี้
เมื่อพบข้อความใหม่และสำคัญหรืออีเมลที่กรองตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้การแจ้งเตือนจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอช่วยให้คุณเปิดอีเมลได้โดยตรงโดยไม่ต้องค้นหาจากโฟลเดอร์กล่องจดหมาย นอกจากนี้คุณยังสามารถดูรายการการแจ้งเตือนจากส่วนการดูโฟลเดอร์ล่วงหน้าได้ในแท็บ Add-in
หลังจากผ่านการแจ้งเตือนทั้งหมดให้อย่าลืมคลิกการแจ้งเตือนที่ชัดเจนจากแถบเครื่องมือเพื่อหลีกเลี่ยงการได้รับการแจ้งเตือนที่เหมือนกันหลายครั้ง แถบเครื่องมือให้คุณเปิดเอกสารที่เลือกเขียนตอบด่วนส่งต่อข้อความและอีเมลที่เลือกย้ายรายการที่เลือกไปยังโฟลเดอร์สลับไปยังโฟลเดอร์เอกสารและลบการแจ้งเตือนที่เลือก Advance Folders Watch มอบวิธีที่สะดวกที่สุด แต่ทรงพลังในการจัดเรียงอีเมลรายวันตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ ใช้งานได้กับ Outlook 2003, Outlook 2007 และ Outlook 2010
ดาวน์โหลด Advance Folders Watch
ความคิดเห็น