Outlook дозволяє створювати правила для ваших електронних листівнадсилати та отримувати. Правила - це чудова функція автоматизації, яка допомагає вам контролювати та сортувати електронну пошту. Ще одна не менш вражаюча, але менш розмовна функція в Outlook - це швидкі кроки. Це функція автоматизації, яка автоматизує дії, такі як переміщення електронних листів або їх копіювання. За допомогою швидких кроків ви можете перемістити всі нові електронні листи до певної папки одним клацанням миші. Це перемістить їх із папки "Вхідні" та в їх власну спеціалізовану папку "Сьогодні". Налаштування займає дуже мало, і ви можете виконувати швидкий крок кілька разів на день. Ось що вам потрібно зробити.
За замовчуванням Outlook сортує електронні листи за датамирозділи, тобто "Сьогодні", "Вчора" та "Минулого тижня". Вам дуже легко випадково перейти на електронний лист, який був отриманий "Вчора", переходячи по електронній пошті, яку ви отримали "Сьогодні". Це тому, що розділи "Сьогодні" та "Вчора" не в різних місцях. Вони є лише відносними часовими відрізками у вашій скриньці. Ми будемо використовувати ці розділи для переміщення всіх нових електронних листів у папку.
Відкрити Outlook. На вкладці "Домашня сторінка" натисніть "Створити нове" у панелі інструментів "Швидкі кроки".
Відкриється нове вікно для налаштування нового швидкого кроку. Дайте ім'я швидкого кроку. Якщо ви не дасте йому ім’я, воно успадкує ім’я з дії, яку ви встановили для нього.
Відкрийте спадне меню "Дії" та виберіть "Перейти до"папку "із перелічених параметрів. Outlook попросить вас вибрати папку або створити нову. Створіть нову папку під назвою "Сьогодні". У розділі "Необов’язково" у цьому ж вікні встановіть ярлик клавіатури, щоб запустити швидкий крок. Натисніть "Готово", і ви все готово.
Поверніться до Outlook і згортайте розділ "Сьогодні". Виберіть її так, щоб вона мала світло-синю підсвітку. Коли ви вибираєте розділ "Сьогодні" в його згорнутому стані, ви також вибираєте всі електронні листи в ньому.
Клацніть щойно створений швидкий крок у панелі інструментів Швидкі кроки або торкніться комбінації клавіш, яку ви встановили для нього.
Усі електронні листи, які ви отримали сьогодні, будуть переміщені до папки, яку ви створили / встановили в рамках Швидкого кроку. Переглядаючи ці електронні листи, ви випадково не переглянете старіші листи.
Ви можете створити ще один швидкий крок, який буде видаленовсі електронні листи із створеної вами папки "Сьогодні". Це забезпечить папку порожньою та готовою до наступної партії електронних листів наприкінці дня. Ви можете скористатися набором швидких кроків, щоб переконатися, що ви перенесли всі отримані сьогодні електронні листи до нової папки. Ви можете виконувати швидкий крок кілька разів на день і сортувати нові електронні листи по мірі їх надходження.
Ця порада марна, якщо ви не зможете очистити папку "Сьогодні" наприкінці кожного дня. Ви просто отримаєте іншу папку, повну електронних листів.
Коментарі