O que os empregadores precisam saber sobre as verificações de antecedentes

Quando se trata de sua empresa, você não pode pagarerros de contratação. E como 30% do fracasso de pequenas empresas é resultado do roubo de funcionários, esse erro de contratação pode significar a diferença entre sucesso - e fracasso. E como todas as empresas precisam reduzir custos, e uma das suas maiores despesas é localizar, entrevistar e treinar novos talentos, cada contratação precisa ser uma consideração cuidadosa e cuidadosa. À luz disso, as verificações de antecedentes se tornam um componente crítico para o processo de contratação.

Como uma maneira econômica e eficiente de "eliminar as ervas daninhas"Para candidatos que não são adequados para sua empresa, as verificações de antecedentes não apenas reduzem as más decisões de contratação, mas também proativamente protegem sua empresa. Neste guia, explicaremos por que você deve executar verificações de antecedentes em seus candidatos com mais detalhes, como fazer isso e coisas a serem lembradas ao obter os resultados. Aqui está o que você, como empregador, precisa saber sobre verificação de antecedentes.

Por que você deve executar verificações em segundo plano

Se você possui ou opera em uma grande empresa, vocêprovavelmente já executou (e foi objeto de) uma verificação de antecedentes. Mas muitas empresas de pequeno a médio porte simplesmente não o fazem, normalmente por um de dois motivos. Primeiro, em empresas menores, dada a sua natureza e proximidade entre funcionários e empregador, pode haver uma falsa sensação de segurança e confiança. Em segundo lugar, muitos empresários simplesmente não reconhecem o potencial de responsabilidades legais em relação à pré-seleção de candidatos e à execução de verificações de antecedentes.

As verificações de antecedentes examinam muitas informações sobre candidatos a emprego e geralmente incluem:

• Verificação de endereço
• Verificação do histórico de emprego
• Histórico educacional, incluindo quaisquer graus
• Verificação de licença profissional (ou seja, uma licença de assistência médica estadual)
• Verificação de referência
• História criminal do condado e / ou federal
• História civil do condado e / ou federal
• Estatuto de agressor sexual
• Resultados de testes de drogas
• Fraude / abuso de saúde
• História de condução
• Verificações de crédito
• Triagem de mídia social

Muitas dessas informações podem ser encontradas com poucodificuldade através de recursos internos, mas um provedor de serviços qualificado para verificação de antecedentes pode tornar as coisas ainda mais simples. Como um ponto a ser observado, no entanto: dependendo da relevância do trabalho para o qual o candidato está sendo selecionado, talvez você não queira buscar todas essas informações.

Dito isto, há vários motivos principais pelos quais você deve executar uma verificação de antecedentes em todos os possíveis candidatos:

Responsabilidade legal

O termo “contratação negligente” é um termo legal quedescreve a responsabilidade de um empregador por quaisquer incidentes causados ​​por um funcionário em que o empregador sabia - ou deveria saber - que o empregador tinha um histórico anterior. Para um exemplo extremo, se você administra uma creche e, sem saber, contrata um criminoso sexual condenado, você será responsável por quaisquer incidentes - e, portanto, culpado de contratação negligente. Essencialmente, a ignorância não é um cartão de "sair da cadeia". Você precisa saber se um candidato pode abrir seu risco legal.

Integridade

Um relatório do CareerBuilder constatou que 58% doscurrículos contêm informações enganosas ou incorretas. Portanto, quando você contrata um candidato sem fazer uma verificação de antecedentes, confia nele cegamente - e os números não são uma boa opção. Algumas dessas informações falsas podem incluir detalhes educacionais falsificados, cargos imprecisos ou níveis de antiguidade e datas de contratação. E quando você contrata alguém com credenciais falsas, isso também pode afetar o moral de seus funcionários existentes - de maneira negativa.

Roubo

Estima-se que 5% da receita das empresas sejaperdidos por fraude de funcionários a cada ano, por isso, se você está preocupado com o roubo de dinheiro ou inventário, você tem o direito de estar. E em empresas menores (<100 funcionários), a mediana da perda é ainda pior - 28% maior, para ser específico. E se você não negocia dinheiro ou inventário físico, ainda corre o risco. As empresas menores têm menos recursos à disposição para empregar protocolos de segurança rigorosos para interromper o cibercrime. Os funcionários com acesso a dados confidenciais roubaram e até venderam informações de clientes e funcionários retiradas dos computadores e redes da empresa.

Segurança no local de trabalho

Apesar das obrigações do empregador de fornecer umno local de trabalho, incidentes violentos ainda são bastante difundidos. Esses incidentes de violência no trabalho causam danos físicos e emocionais a seus funcionários, danificam equipamentos e acabam por custar bons funcionários e dinheiro. A implementação de uma verificação de antecedentes, no entanto, pode revelar o histórico de incidentes violentos e outros indicadores para o potencial de prejudicar a cultura do local de trabalho.

Por fim, uma verificação de antecedentes é como uma apólice de seguro barata - e uma básica é tão barata quanto US $ 30.

Como executar uma verificação de antecedentes

Agora que você entende o quão importante éé a verificação de antecedentes e o que ela pode ajudá-lo a evitar, como obter uma? Embora você possa coletar algumas ou muitas informações de fontes internas ou outras, um provedor de verificação de antecedentes respeitável pode combinar tudo em um relatório legível. Mas, em ambos os casos - por conta própria ou com um provedor - há algumas coisas que você precisa fazer antes de começar:

Revise o FCRA com antecedência

Os candidatos a emprego têm direitos legais, que o FTCe EEOC fazem cumprir para proteger nos EUA. Uma dessas leis, implementada pela FTC, regula as verificações de antecedentes e é chamada de Fair Credit Reporting Act (FCRA). Se você pretende usar um fornecedor de terceiros que obtém e compila informações básicas, o FCRA se aplica a você. Ele regula o uso de relatórios de crédito ao consumidor e relatórios investigativos do consumidor. De acordo com essa lei, é necessário divulgar e obter permissão por escrito para executar esse tipo de consulta antes de solicitar o relatório.

aviso Legal

As leis trabalhistas variam de acordo com o estado e o país. As leis e organizações mencionadas aqui (FTC, EEOC, FCRA) se aplicam aos Estados Unidos. Se você mora em outro país, pode haver leis semelhantes ou outras. Portanto, embora essas informações tenham sido pesquisadas extensivamente, não há garantia de precisão e legalidade completas para o seu local específico. Use seus recursos locais e procure assistência jurídica para garantir que suas decisões estejam corretas.

Notificar e obter permissão

Se você pretende usar um fornecedor de terceiros, precisapara informar ao candidato que você fará uma verificação de antecedentes e obter permissão por escrito para fazê-lo antes de executá-lo. Essa notificação e solicitação precisam ser feitas por escrito e em um formato independente, separado do próprio pedido de emprego. O importante é deixar claro o que você solicitará e que, ao assinar o documento, o candidato está autorizando você a obter uma verificação de antecedentes sobre eles.

Depois de obter essa permissão por escrito do solicitante, você precisa certificar ao fornecedor que:

• Você obteve permissão por escrito;
• Cumprido com todos os requisitos da FCRA; e
• Não discriminará ou utilizará indevidamente as informações, violando as leis estaduais e federais.

Escolha um fornecedor confiável

Devido ao potencial de responsabilidade legal,tanto para sua empresa quanto para seus clientes, escolha uma empresa de verificação de antecedentes em que confie. Trabalhar com uma empresa experiente e respeitável pode garantir que o processo de triagem seja completo, preciso e completo. Para selecionar um, faça sua pesquisa. Os fornecedores vêm de várias formas e geralmente são criados com serviços em mente para necessidades específicas. Verifique se eles têm um número gratuito que é respondido por uma pessoa real. Confira-os no Google para ver se eles têm comentários públicos. Além disso - evite bancos de dados instantâneos, que são simplesmente isso: bancos de dados. Se você usar um desses, poderá desembarcar sua empresa em um local ruim, pois a maioria não verifica a precisão de suas informações.

Por fim, verifique se a empresa que você escolhe éconfiguração para cumprir a lei da FCRA e pode ser usado para fins de contratação; alguns são destinados apenas (e legalmente utilizáveis) a indivíduos, e não a empresas.

Completar o cheque profissional

Só porque você contratou o plano de fundorastrear uma empresa profissional não significa que você não deve fazer alguma pesquisa. Embora uma pesquisa no Google não seja um lugar confiável para procurar informações, isso não significa que não tenha valor algum. A execução de uma pesquisa no Google como um complemento à verificação oficial de antecedentes pode fornecer informações sobre quem é o candidato como pessoa: que tipo de coisas eles publicam nas mídias sociais, sobre o que publicam em blogs, o que escrevem em seus perfis etc.

Você pode achar que um candidato é apaixonado por sua área de especialização ou possui outras habilidades que podem ser valiosas para você.

Uma observação sobre empresas de verificação de antecedentes

Como nota lateral, tenha cuidado com o fundojogo de damas. Muitos o incentivarão a comprar todas as informações disponíveis em um candidato - cobrando taxas extras por cada camada adicional para isso. Se você precisa saber tudo sobre um candidato, então OK. Continue. Mas, muitas vezes, você pode achar que não precisa conhecer todos os detalhes. Se o candidato for um trabalhador remoto que está se candidatando para criar parte de seu site, provavelmente você só precisará de uma verificação de referência, relatório criminal e certificação técnica - qualquer outra coisa provavelmente não será necessária. Leve em consideração os requisitos do trabalho.

O que fazer com o que você encontra

Uma vez que sua verificação de antecedentes em um candidato a emprego tenharetornou, o que você faz com tudo isso? Dois dos maiores desafios para você como empregador podem ser saber como pesar as informações que você recebe e garantir que seu processo e decisão cumpram as leis estaduais e federais. Por exemplo, muitos estados restringem o período do histórico passado que pode ser considerado em uma verificação de antecedentes. A maioria dos provedores de verificação de antecedentes fornecerá informações dos 7 anos anteriores. Mais uma vez, verifique com um provedor, advogado ou outra autoridade do estado para garantir a conformidade.

Dito isso, use estas dicas ao revisar os resultados de uma verificação de antecedentes:

• Procure padrões - Com uma verificação completa dos antecedentes, você obtém maisdetalhes do que apenas uma história criminal. Por exemplo, observar as datas dos empregos anteriores de um candidato não só pode confirmar a experiência profissional, mas também fornecer outras informações. Se eles mudarem de empregador a cada 6 meses ou 2 anos, e você estiver procurando alguém por um longo período, isso poderá ajudá-lo a tomar uma decisão sobre se eles são adequados. Da mesma forma, podem aparecer outros detalhes que mostram como um candidato se esforça para obter sucesso ou encontra (ou cria) dificuldades de forma consistente. Esse tipo de coisa pode lhe dar uma boa impressão de quão bem o candidato realiza seu trabalho.
• Considere mais do que a verificação criminal - Se um candidato estiver se candidatando a um emprego que envolvalidar com dinheiro e sua verificação de antecedentes revela um histórico criminal de roubo de dinheiro, esse é um bom motivo para não contratá-los. Se, por outro lado, eles receberam um OWI em horário pessoal, e o trabalho não tem nada a ver com dirigir ou operar máquinas, isso pode não ter tanta relevância. É claro que isso pode refletir mal em suas habilidades de julgamento, mas se o restante de seus registros não mostrar outras bandeiras vermelhas, optar por não contratá-los com base em seu registro criminal nesse caso pode constituir discriminação. para ver como o registro criminal de um candidato se encaixa no quadro geral de como ele se relaciona com o cargo e o resto de sua história. Não adote políticas gerais de antecedentes criminais, como "não contratamos criminosos" ou "não contratamos pessoas com antecedentes criminais" - você estará violando a EEOC.
• Filtrar com cuidado - Andando de mãos dadas com a dica anterior,filtre as informações que você encontra com cuidado. Só esse histórico criminal nunca deve eliminar automaticamente um candidato da consideração. Na mesma linha, a eliminação automática de um candidato com base em raça, origem nacional, sexo, religião, deficiência etc. é discriminatória. Você precisa aplicar os mesmos padrões a todos, independentemente de qualquer uma dessas coisas. Você aceita um candidato com um histórico financeiro ruim em um dia, não pode rejeitar um candidato de outra etnia com o mesmo histórico financeiro no dia seguinte. Documente cada etapa com o máximo de detalhes possível, com alguém que revise para garantir que você não discrimine inconscientemente. Revise o EEOC para obter informações mais detalhadas sobre os meandros do que constitui discriminação.
• Fique de olho nos detalhes - Se você estiver prestando atenção, também poderá encontrar umtraço de personalidade ou resposta a uma situação que pode ser um forte trunfo para sua equipe, mesmo que não seja abordada em seu currículo. Use todas as informações fornecidas pela verificação de antecedentes para sua vantagem. Você está se esforçando para obtê-lo; portanto, não procure apenas áreas de preocupação - explore as informações em busca de pontos fortes.

Se você vai rejeitar ...

Se você está pensando em rejeitar um candidato com base nos resultados de sua verificação de antecedentes, o FCRA tem alguns requisitos específicos. Antes de tomar uma ação adversa no emprego, você deve:

• Informe o solicitante que ele ou ela foi rejeitado devido à verificação de antecedentes, oralmente, por escrito ou eletronicamente, com uma cópia do relatório incluída;
• O nome, endereço e número de telefone da empresa que você usou;
• Que o fornecedor utilizado não tomou a decisão;
• Forneça ao solicitante uma cópia do “Resumo dos seus direitos sob a Fair Credit Reporting Act”, que deveria ter sido fornecida pelo fornecedor que você usou;
• Que o candidato pode obter uma cópia gratuita adicional do relatório da empresa dentro de 60 dias; e finalmente
• Que eles têm o direito de contestar a precisão ou a integridade da verificação de antecedentes.

Embora esses requisitos atendam às exigências legaisaspectos, eles também fornecem ao candidato a chance de explicar quaisquer discrepâncias. Por esse motivo, se você tiver preocupações, pode valer a pena discuti-las com o candidato antes de tomar uma ação adversa. Antes de passar pelo canal oficial de rejeitá-las, o solicitante tem a chance de contestar as informações e você ouve o lado dele da história. Mais uma vez, você já se esforçou para obter e ler o relatório. Por que não usá-lo em seu benefício?

Empacotando

Um negócio bom, forte e bem-sucedido se baseia empessoas confiáveis ​​que cumprem bem seus deveres. A execução de uma verificação de antecedentes durante o processo de contratação - ou em qualquer outro momento - é uma excelente ferramenta de triagem para ajudar a encontrar as pessoas que fornecerão o melhor ajuste para sua empresa. Mas se as informações que você recebe sugerem sinais positivos ou negativos sobre o potencial do candidato, eles ainda são indivíduos reais e os resultados podem afetar seriamente suas vidas. Adicione verificação de antecedentes ao seu arsenal e ganhe outra ferramenta para elevar sua equipe e sua empresa ao próximo nível.

Você já usou um site de verificação de antecedentes para rastrear contratações novas ou antigas? Você ficou surpreso? Que ferramentas você usou? Conte-nos sua experiência na seção de comentários abaixo.